Tómate unas Vacaciones. Deja que tus correos se organicen solos!

¿Al abrir Outlook por la mañana te encuentras con una bandeja de entrada repleta de correos esperando a que los clasifiques? ¿ Ésta situación se vuelve especialmente molesta y laboriosa al regresar de unos días de vacaciones?

Para este caso Outlook ofrece unas buenas herramientas que organizarán tu correo de forma automática, son las llamadas “Reglas”.

Veamos un ejemplo dónde se explica cómo crear una nueva regla:

Un caso típico ocurre cuándo se está registrado a diversas Newsletters. Amenudo, éstas llenan nuestra bandeja de entrada sin necesidad. Para evitarlo, simplemente aplicaremos una regla que mueva las Newsletters a una determinada carpeta de Outlook.

Primero creamos (o elegimos) una carpeta de destino para los correos.

Click con botón derecho del ratón sobre “Carpetas Personales” -> “Nueva Carpeta”.

Reglas0
Img1. Nueva carpeta de Outlook.

Definimos una nueva regla desde “Herramientas” -> “Reglas y Alertas” -> “Nueva Regla”

Reglas1
Img2. Reglas y Alertas.
Img3. Nueva Regla
Img3. Nueva Regla.

Se abrirá un “Asistente para reglas ” en el que encontraremos 2 plantillas muy útiles:

  1. Mover a una carpeta los mensajes de una persona.
  2. Mover a una carpeta los mensajes que contengan palabras específicas en el capo Asunto (ésta es la opción que más nos interesa ahora).

    Img4. Selecionamos la Opción marcada
    Img4. Seleccionamos la Opción marcada.
  3. Click en Siguiente.

Es posible seleccionar una gran cantidad de condiciones además de las ya predefinidas en la plantilla, pero nos centraremos en la “Descripción de la regla” saltando directamente al Paso 2 de la ventana.

Img5. Condiciones y Descripción de la Regla
Img5. Condiciones y Descripción de la Regla.

Vamos a especificar qué “cierto texto” deben tener en el Asunto los mensajes que deseamos mover, simplemente haciendo click sobre el texto subrayado.

Elegiremos la palabra “newsletter” qué identificará los mensajes :). Es posible especificar tantas palabras como sea necesario.

Reglas5
Img6. Identificar palabras en el Asunto de un email.

Después hacemos click sobre “Carpeta especificada” y elegimos la carpeta de destino “Newsletters”.

Img7. Elegir carpeta destino.
Img7. Elegir carpeta destino.

En este momento nuestra Regla es la siguiente:

Aplicar esta regla después de la llegada del mensaje con newsletter en el asunto y sólo en esta máquina mover a la carpeta Newsletters“. 😀

Por último, es posible definir excepciones para nuestras reglas, pero en este ejemplo no nos interesa definir ninguna, pasando a la “Siguiente” ventana hasta finalizar el “Asistente para reglas”.

Estas Reglas que se crean en pocos minutos nos ahorrarán horas de trabajo.

Si el consejo te ha sido útil, seguro que te sobra tiempo para dejar un comentario 😉

11 comentarios en “Tómate unas Vacaciones. Deja que tus correos se organicen solos!”

  1. Hola Javi,

    Es posible ordenar y filtrar por casi cualquier criterio.

    En el “Asistente para Reglas” (Imagen 5 en el artículo), es posible especificar qué “cierto texto” deben tener en la dirección del destinatario, o del remitente en tu caso, los correos que se desean mover a otra carpeta.

    Saludos!

  2. Hola.
    he creado reglas para mis correos de gmail. pero me deja una copia en el principal y me manda otra copia al folder que seleccione. Como le hago para que no deje copias y me lo mande solo al correo que seleccione.
    Gracias

  3. yo envío correos a diario a mis clientes, para cobrar y necesito que en la impresión del mensaje me quede impreso también la fecha en que lo recibió, así como la fecha en que lo leyó, para que no me digan que no lo recibieron, sé que se puede porque lo he visto cuando me han confrontado algún correo pero no sé cómo hacerlo, ¿puede alguien ayudarme?
    gracias.

  4. Hola.

    tengo el mismo problema que Osvaldo!!

    he creado reglas para mis correos de gmail. pero me deja una copia en el principal y me manda otra copia al folder que seleccione. Como le hago para que no deje copias y me lo mande solo al correo que seleccione.
    Gracias

  5. he creado reglas para mis correos de gmail. pero me deja una copia en el principal y me manda otra copia al folder que seleccione. Como le hago para que no deje copias y me lo mande solo al correo que seleccione.
    Tengo el mismo problema que este usuario, me pueden ayudar?? Gracias

  6. Estimados: tengo todos mis contactos de correo corporativo organizados; sin embargo, también tengo contactos externos con dominios diferentes del nuestro. En Mozilla Thunderbird puedo crear una regla en la que “la dirección del remitente no es @nuestrodominiocorporativo.com” o “no contiene @nuestrodominiocorporativo” y todo correo ajeno lo envío a una carpeta de proveedores, por ejemplo.

    La consulta es: cómo hago esto mismo en Outlook 2010.

    Un saludo,

Deja un comentario