Outlook Ayuda

Comencemos el 2010 conociendo cuáles han sido los artículos más interesantes sobre SYNCING.NET para sincronizar Outlook y archivos.

1. Primera sincronización de Outlook con SYNCING.NET. Breve explicación para resolver dudas en los primeros pasos con SYNCING.NET.
2. 10 motivos por los que comprar SYNCING.NET. Recopila los puntos más valorados por los usuarios del programa.
3. SYNCING.NET para compartir calendarios de Outlook. Aumenta la eficiencia y productividad de tu oficina, grupo de trabajo, PYME manteniendo la información actualizada.
4. Trabajar con carpetas sincronizadas en SYNCING.NET. Descripción práctica sobre los iconos que añade SYNCING.NET a las carpetas sincronizadas.
5. Evitar correos duplicados tras instalar SYNCING.NET. Paso a paso para usuarios que puedan encontrarse en esta situación.
6. Olfix para reparar Outlook. Guía práctica sobre esta sencilla herramienta gratuita para optimizar y agilizar Outlook.
7. Tutorial para SYNCING.NET Outlook Backup. Ayuda integral para mantener a salvo todos los datos de Outlook.
8. Configura tu cuenta de Gmail en Outlook. Olvídate de andar reenviado emails desde diferentes clientes de correo.
9. Administrar carpetas sincronizadas con SYNCING.NET. Sácale el mayor partido al programa y ahorrarás tiempo y dinero.
10. ¿Qué es una red de sincronización?. Explicación detallada sobre el concepto de “red de sincronización” en SYNCING.NET.

Esta es la lista de artículos más atractivos del 2009, que nos ayudará a conocer el funcionamiento y las ventajas de SYNCING.NET para sincronizar o compartir Outlook y archivos fácilmente.

SYNCING.NET pone sus servicios a disponibilidad de todos los clientes. Comience el 2010 poniendose al día!!

	Actualice SYNCING.NET gratis en todos sus PCs.
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SYNCING.NET quiere dar un servicio global a sus clientes y conocer sus impresiones sobre los productos que lanza al mercado. Por este motivo, durante los meses de verano, ha llevado a cabo una encuesta entre sus usuarios quienes han podido evaluar aspectos tan diversos como la calidad del soporte técnico, o la funcionalidad del software.

Los datos recogidos han sido evaluados y categorizados descubriendo los 10 puntos más valorados por los usuarios de SYNCING.NET:

1. SYNCING.NET es capaz de sincronizar sin almacenar datos en servidores externos.
2. Las claves de licencia permanentes permiten pagar una única vez y disfrutar de actualizaciones y soporte técnico gratis.
3. La estabilidad y fiabilidad del programa sobresalen tras 4 años de intenso crecimiento.
4. Alta seguridad de los datos sincronizados. Tecnología de transmisión PC a PC, no se utilizan servidores de terceros, transmisiones siempre encriptadas.
5. Sencilla administración y configuración del programa. Diseñado para usuarios no expertos en informática.
6. Flexibilidad. SYNCING.NET permite compartir y sincronizar con cualquier PC con SYNCING.NET instalado y conexión a internet.
7. SYNCING.NET apuesta por una atención al cliente personalizada y de calidad.
8. Disponibilidad. Los datos siempre estan con el usuario, en sus PCs. No importa si se tiene acceso a internet, los datos están disponibles.
9. Muy buen precio. Más del 94% de los clientes declaran estar  satisfechos con el precio del programa.
10. SYNCING.NET sincroniza todo tipo de archivos, sin limitación de volumen, tamaño o tipo de archivos.

Sólo cabe mencionar de forma muy especial, que el 93% de los usuarios ha declarado haber recomendado los productos de SYNCING.NET alguna vez. Lo que por parte de la compañía resulta “un aliciente para seguir con nuestra labor. Y marca además, una línea clara orientada a las necesidades de nuestros clientes, que debemos seguir para continuar creciendo”.

Para detener la duplicación de correos, existen dos alternativas.

1. Configurar la recepción de correos en un sólo PC. Entonces SYNCING.NET sincronizará los correos a los demás equipos y será el encargado de mantener todos los PCs  actualizados. En este caso, no afectará a la recepción o duplicación de correos si deja una copia  en el servidor.

Para configurar Outlook acceder al menú Herramientas -> Opciones -> Configuración de correo -> Enviar y recibir -> Todas las cuentas -> Editar y desmarcar la opción de Recibir Correos en todos los PCs sincronizados excepto en el PC principal.

2. Desactivando la opción ‘Dejar una copia de los mensajes en el servidor‘. De este modo se recibirán los correos en cualquiera de los PCs sincronizados una sola vez y SYNCING.NET mantendrá los demás PCs actualizados sin que se reciba dos veces el mismo correo.

Para configurar Outlook acceder al menú Herramientas -> Opciones -> Configuración de correo -> Cuentas de correo electrónico y elejir la cuenta deseada. Seleccionar Cambiar -> Más configuraciones ->pestaña Avanzadas y desmarcar la casilla “Dejar una copia de los mensajes en le servidor” en todos los PCs sincronizados.

La herramienta gratuita Olfix permite identificar y eliminar los elementos duplicados en Outlook.

Toda la información de interés y consejos de uso se encuentran en el artículo OLfix para Reparar Outlook.

Comerciales o directivos que pasan mucho rato en la calle suelen utilizar la agenda del iPhone o de un otro smartphone para organizar su día. Cuando están en la oficina sincronizan el calendario de Microsoft Outlook del PC con el smartphone. Nuevos eventos enviados por email o organizados por la secretaria o compañeros de trabajo solo se añaden al calendario si se llama a la persona para que lo ponga manualmente en su iPhone o es necesario esperar hasta que vuelva a la oficina.

Sincronizar varios PCs y un iPhone

¡Con SYNICNG.NET y el servicio MobileMe de Apple cambia todo! Las nuevas citas o cambios en las citas del mismo día, introducidas en el calendario de la secretaria o de un compañero, son sincronizados y transferidos automáticamente con SYNCING.NET al calendario de Outlook de la persona que está fuera de la oficina. Ahora, con el servicio push de MobileMe los datos son transferidos automáticamente al iPhone. ¡Así de fácil!

Aquí encontrarás un guía de configuración detallado.

SYNCING.NET basa su proceso de sincronización en la creación de “redes sincronización”. Conociendo en qué consisten, es más sencillo familiarizarse con las capacidades del programa y adaptarlo a las necesidades del usuario para sacarle el máximo partido.

Una vez descargado e instalado SYNCING.NET, es necesario crear una red de sincronización, para compartir archivos u Outlook (requiere tan sólo unos clics de ratón). Dentro de esta red se deberán seleccionar las carpetas (carpetas de Outlook o de archivos) a compartir entre sus propios PCs o con un grupo de usuarios (compañeros de trabajo, clientes, amigos). Para invitar a este grupo de forma sencilla, sólo es necesario introducir una dirección de email válida a la que se enviará toda la información necesaria para entrar a formar parte de la red de sincronización.

Una red de sincronización se define primero, por las carpetas que deseamos compartir y después por los miembros que tendrán acceso a estas carpetas pudiendo añadir y modificar información.

Después de que el grupo haya aceptado la invitación, y por supuesto haya instalado SYNCING.NET, toda la información seleccionada será sincronizada. El creador de la red (ya sea de archivos u Outlook) asume automáticamente los “Derechos de Administrador” siendo el que determina de forma exclusiva quién puede participar en la red. El proceso de sincronización es automático, sin necesidad de un servidor a través de internet o de la red local.

Las carpetas compartidas de un grupo de trabajo se almacenan en el PC de cada miembro. SYNCING.NET garantiza que las carpetas (como por ejemplo documentos, calendarios, contactos, bandeja de entrada, tareas, etc.) se sincronizan automáticamente entre todos los PCs.

SYNCING.NET permite la creación de múltiples redes de sincronización. Pudiendo definir las carpetas y los miembros que formarán parte de la red en cada caso.

Cada vez que se crean o modifican archivos, reuniones, contactos, correos, notas, etc. los cambios se transfieren a todos los miembros y si se eliminan elementos, estos se borran también en los PCs de los demás usuarios. Este proceso tiene lugar de forma segura a través de Internet utilizando robustos métodos de encriptación. Los datos permanecen seguros en todos los PCs. De este modo, todos los miembros de la red tendrán siempre acceso a los datos, aunque no dispongan de conexión a Internet.

Para que todos los PCs de una red, ya sea de Archivos Compartidos o de Outlook, puedan intercambiar datos, es necesaria una licencia SYNCING.NET para cada PC.

Todos los archivos se almacenan localmente en el PC de cada miembro de la red, permitiendo que un usuario de SYNCING.NET trabaje con sus archivos normalmente, incluso sin estar conectado porque cuando se conecte, SYNCING.NET sincronizará automáticamente con los participantes de su red todos los datos que hayan cambiado desde la última sincronización.

Espero que este artículo ayude a la mejor comprensión del programa y a que usuarios con experiencia puedan explotar la flexibilidad y posibilidades del programa al máximo.

Trabajando con Outlook en conjunto con SYNCING.NET, es muy sencillo compartir el calendario con los compañeros de trabajo para poder manejar las citas compartidas y las reuniones.

Pero, ¿qué sucede cuándo en una oficina, cada uno trabaja con su propio calendario? o más aún, cuándo trabajamos con personas que se encuentran en distintas oficinas?

SYNCING.NET Professional Edition permite compartir el calendario de cada miembro de forma que los tengamos disponibles en Outlook para consultar o añadir información a calendarios de nuestros compañeros fácilmente:

Para que una persona pueda compartir su calendario con los compañeros de trabajo que desee, sólo necesita crear una nueva red de Outlook en SYNCING.NET con un nombre que le identifique, como por ejemplo “Calendario Ana” e invitar a los compañeros de trabajo que pasarán a ser miembros de la red de sincronización y podrán consultar y añadir información.

Existe una descripción detallada paso a paso, de como crear una red para compartir el calendario de Outlook en la guía de usuario de SYNCING.NET.

Microsoft Outlook dispone de una característica que permite planificar reuniones con diversos participantes, mostrando la disponibilidad de todos ellos: si están libres, si están ocupados en la fecha propuesta,etc. Esta función se basa en el uso de un servidor Microsoft Exchange.

Si no disponemos de un servidor, podemos hacer uso de esta función combinando Outlook y Syncing.net. Para ello debemos crear una red de archivos compartidos, de la cual deberán ser miembros todas aquellas personas cuya disponibilidad deseamos consultar. No es imprescindible crear una red de archivos dedicada para esta función. Si ya existe una red, podemos aprovecharla creando en ella una carpeta (por ejemplo, Disponibilidad_Outlook) donde se almacenarán los archivos de disponibilidad de sus miembros.

Una vez tenemos la red creada, accederemos al menú ‘Herramientas’ – ‘Opciones de Outlook’ y haremos clic sobre el botón “Opciones del Calendario”.

A continuación hacemos clic en el botón “Opciones de Disponibilidad”.

Marcamos la casilla ‘Publicar en mi ubicación’ y en el campo adjunto indicamos la ruta donde almacenaremos nuestro archivo de disponibilidad. El formato debe ser el siguiente:

file://<ruta>

El archivo de disponibilidad debe tener la extensión ‘vfb’. Si el grupo consta sólo de dos miembros, en el campo ‘Buscar ubicación’ podemos indicar la ruta del archivo de disponibilidad del otro usuario. En este ejemplo, mi disponibilidad se almacenará en la red ‘Disponibilidad’ con el nombre ‘usuario1.vfb’. La disponibilidad del otro usuario se archivará en la misma ubicación con el nombre ‘usuario2.vfb’.

Si la red consta de más de dos miembros, dejaremos el campo ‘Buscar ubicación’ en blanco.
Abriremos la ficha del contacto correspondiente a cada uno de los usuarios y haremos clic sobre la pestaña ‘Detalles’:

En el campo ‘Dirección’ , que se encuentra en la sección ‘Disponibilidad de Internet’, introduciremos la ruta del archivo de disponibilidad del usuario siguiendo el mismo formato mencionado antes:  file://<ruta>

Este proceso lo repetiremos con cada uno de los contactos cuya disponibilidad deseamos consultar.

Una vez finalizado el proceso, cada vez que tengamos que programar una reunión, podremos consultar la disponibilidad de los participantes en la pestaña ‘Programación’.

Capturas de pantallas de Outlook 2003. También funciona con otras versiones de Outlook.

Administrar las redes de SYNCING.NET es necesario cuándo se trata de modificar una carpeta sincronizada o cambiar su localización. A veces ocurre, que necesitamos cambiar una carpeta o directorio de lugar en nuestro disco duro, cambiar el nombre de las carpetas sincronizadas, etc.

Para evitar conflictos y posibles errores en el programa existen 2 opciones:

1. Excluir la carpeta afectada (Recomendado para una única carpeta o pequeño volumen de datos).
2. Eliminar la red afectada (Recomendado para cambios en un directorio o gran volumen de datos).

Basta con excluir la carpeta de la red o eliminar la red completamente, durante el tiempo que requieran los cambios y volver a incluirla al finalizar.

Siguiendo estas sencillas recomendaciones, nos ahorraremos dolores de cabeza y la sincronización de SYNCING.NET se mantendrá al día en todos los miembros de la red.

Si el articulo ha sido de ayuda, deja tu comentario.