Introducción a las cuentas de correo electrónico (1)

Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico con Microsoft Outlook, necesita agregar la información de su cuenta de correo electrónico en esta aplicación. Microsoft Office Outlook 2007 admite Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Exchange Server 2007, POP3, IMAP y HTTP. Su proveedor de servicios Internet (ISP) o administrador de correo pueden proporcionarle la información de configuración necesaria para configurar manualmente su cuenta de correo electrónico en Office Outlook .

En la mayoría de las cuentas, Office Outlook detecta y configura la cuenta automáticamente mediante un nombre, una dirección de correo electrónico y una contraseña. Los usuarios de cuentas de Microsoft Exchange quizá no tengan que escribir ninguna información puesto que Outlook puede identificar las credenciales de la red que se utilizan para realizar la conexión a la cuenta de Exchange Server.

Los perfiles contienen las cuentas de correo electrónico. Un perfil de correo electrónico consta de cuentas de correo electrónico, archivos de datos y configuraciones que contienen información sobre dónde está almacenado el correo electrónico. Cuando se ejecuta Outlook por primera vez, se crea automáticamente un nuevo perfil. Después, el perfil se ejecuta siempre que se inicia Outlook. La mayoría de los usuarios necesitan un solo perfil. Sin embargo, puede que algunas veces encuentre útil tener más de un perfil. Por ejemplo, puede que desee un perfil para los mensajes de correo electrónico del trabajo y otro perfil para los mensajes de su cuenta de correo electrónico personal. También, si comparte equipo con otros usuarios, cada una de sus cuentas y configuraciones deben guardarse en perfiles distintos con nombres de perfiles diferentes.

Nota: Para los usuarios de Microsoft Outlook Express o Microsoft Windows Mail, los perfiles en Outlook son parecidos a sus identidades. Los perfiles de Outlook no tienen relación con los perfiles de hardware y software del sistema operativo de Microsoft Windows.

Dependiendo de sus necesidades, puede agregar varias cuentas de correo electrónico a un único perfil de usuario de Outlook. Por ejemplo, puede agregar una cuenta de Microsoft Exchange para administrar los mensajes de correo electrónico del trabajo y, a continuación, agregar una cuenta de correo electrónico de Internet, como una cuenta POP3 de su proveedor de servicios Internet (ISP), para administrar los mensajes personales. Los perfiles pueden contener todas las cuentas de correo electrónico, pero existe la limitación de una cuenta de correo electrónico de Exchange por perfil.

Puede realizar cambios desde el mismo Outlook a las cuentas de correo electrónico en el perfil que está utilizando. Para cambiar cuentas de correo electrónico en otro perfil o realizar cambios en las propiedades del perfil, debe abrir el cuadro de diálogo Configuración de correo en el Panel de control.

Nota: Aunque tenga instalado Outlook si no inició esta aplicación al menos una vez, el módulo Correo no aparece en el Panel de control.

Mostrar disponibilidad en calendarios de Outlook

Microsoft Outlook dispone de una característica que permite planificar reuniones con diversos participantes, mostrando la disponibilidad de todos ellos: si están libres, si están ocupados en la fecha propuesta,etc. Esta función se basa en el uso de un servidor Microsoft Exchange.

Si no disponemos de un servidor, podemos hacer uso de esta función combinando Outlook y Syncing.net. Para ello debemos crear una red de archivos compartidos, de la cual deberán ser miembros todas aquellas personas cuya disponibilidad deseamos consultar. No es imprescindible crear una red de archivos dedicada para esta función. Si ya existe una red, podemos aprovecharla creando en ella una carpeta (por ejemplo, Disponibilidad_Outlook) donde se almacenarán los archivos de disponibilidad de sus miembros.

Una vez tenemos la red creada, accederemos al menú ‘Herramientas’ – ‘Opciones de Outlook’ y haremos clic sobre el botón “Opciones del Calendario”.

A continuación hacemos clic en el botón “Opciones de Disponibilidad”.

Marcamos la casilla ‘Publicar en mi ubicación’ y en el campo adjunto indicamos la ruta donde almacenaremos nuestro archivo de disponibilidad. El formato debe ser el siguiente:

file://<ruta>

El archivo de disponibilidad debe tener la extensión ‘vfb’. Si el grupo consta sólo de dos miembros, en el campo ‘Buscar ubicación’ podemos indicar la ruta del archivo de disponibilidad del otro usuario. En este ejemplo, mi disponibilidad se almacenará en la red ‘Disponibilidad’ con el nombre ‘usuario1.vfb’. La disponibilidad del otro usuario se archivará en la misma ubicación con el nombre ‘usuario2.vfb’.

Si la red consta de más de dos miembros, dejaremos el campo ‘Buscar ubicación’ en blanco.
Abriremos la ficha del contacto correspondiente a cada uno de los usuarios y haremos clic sobre la pestaña ‘Detalles’:

En el campo ‘Dirección’ , que se encuentra en la sección ‘Disponibilidad de Internet’, introduciremos la ruta del archivo de disponibilidad del usuario siguiendo el mismo formato mencionado antes:  file://<ruta>

Este proceso lo repetiremos con cada uno de los contactos cuya disponibilidad deseamos consultar.

Una vez finalizado el proceso, cada vez que tengamos que programar una reunión, podremos consultar la disponibilidad de los participantes en la pestaña ‘Programación’.

Capturas de pantallas de Outlook 2003. También funciona con otras versiones de Outlook.

Sincronizar Outlook con SYNCING.NET

La aplicación SYNCING.NET permite sincronizar Outlook entre varios PCs o incluso compartir carpetas de Outlook en grupos de trabajo. Además, el programa también permite compartir archivos de cualquier tipo o tamaño. Una vez instalado SYNCING.NET funciona automáticamente y sincroniza los datos en el momento. No es necesario un servidor y la instalación es muy sencilla y intuitiva. Recomiendo ver la película.