Outlook Ayuda

En ocasiones necesitamos mostrar en el calendario una semana laboral personalizada, en lugar de una semana típica de Lunes a Viernes. Por ejemplo, para personas que trabajan sólo los fines de semana o trabajan en días alternos, etc.

Personalizar el calendario es muy sencillo. Acceda al menú Herramientas – Opciones.

Pulse el botón “Opciones del Calendario”.

En la parte superior de la ventana, en la sección “Semana laboral del calendario” marque los días de la semana en los que usted trabaja, y dispondrá de una semana laboral personalizada.

Outlook permite mostrar las cabeceras de los mensajes de correo recibidos en una pequeña ventana de texto titulada “Encabezados de Internet”, haciendo clic con el botón derecho sobre el mensaje y seleccionando el submenú <Opciones>.

Para ver las cabeceras completas, incluyendo el remitente del mensaje, en Outlook 2003 es preciso modificar el registro de Windows.

Acceda al registro (regedit) y localice la siguiente clave:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options\Mail

Haga clic con el botón derecho sobre la clave y elija la opción  <Nuevo><Valor de DWORD (32 bits)>:

Parámetro: SaveAllMIMENotJustHeaders

Valor: 1

Cierre el registro, y reinicie Outlook. Ahora se mostrarán todas las cabeceras siguiendo el procedimiento descrito inicialmente.

Nota: Esta modificación no afectará a los mensajes que ya se encuentran en la bandeja de entrada. Sólo se aplicará a los nuevos mensajes que se reciban, y tampoco afectará a los correos recibidos desde cuentas de Exchange.

Para ayudar a proteger el equipo, Microsoft Office Outlook no permite recibir ciertos tipos de archivos adjuntos (por ejemplo, archivos .exe) , debido a su potencial para introducir virus en el equipo. Outlook bloquea estos archivos de forma predeterminada. Si la su empresa utiliza Microsoft Exchange, sólo el administrador del servidor de correo electrónico puede desbloquear estos tipos de archivos. Los usuarios finales de Outlook no pueden desbloquear estos tipos de archivos.

Cómo compartir archivos de forma segura

La gran mayoría de la gente nunca tiene intención de poner en circulación archivos potencialmente peligrosos y aquéllos que sí tienen tal intención utilizan otros métodos. He aquí algunas formas seguras de compartir archivos:

• Outlook no bloquea documentos que tengan las siguientes extensiones de nombre de archivo: .xls, .doc, .ppt y .txt. Estos tipos de archivos son los que la mayoría de la gente utiliza en su trabajo. Sin embargo, es importante no olvidar que tales archivos pueden contener macros que tienen el potencial de propagar virus. Por lo tanto, siempre que tales archivos lleguen a la Bandeja de entrada, utilice un programa antivirus para explorarlos antes de abrirlos.
• Para enviar un archivo de un tipo bloqueado, puede cambiar la extensión del nombre de archivo de modo que no coincida con ninguno de los bloqueados. Por ejemplo, podría cambiar el nombre programa.exe por programa.exe_EXTRA y, a continuación, adjuntar el archivo al mensaje de correo electrónico. Incluya instrucciones en el mensaje que indiquen al destinatario cómo cambiar el nombre del archivo usando la extensión original (en este caso, como programa.exe). Lo más importante que debe recordar es que sólo debe abrir archivos que espere recibir de alguien.
• Utilice un programa de compresión para empaquetar los archivos antes de adjuntarlos al mensaje de correo electrónico. En el mensaje, puede incluir instrucciones que expliquen cómo extraer los archivos del paquete comprimido.
• Publique los archivos en un recurso compartido de red seguro. La mayoría de los proveedores de servicios de Internet (ISP) ofrecen un espacio donde pueden publicar archivos. Un método consiste en guardar archivos en dicha área y proporcionar al destinatario acceso a estos archivos. En el mensaje a los destinatarios puede incluir un vínculo al recurso compartido.

La tabla siguiente identifica los tipos de archivo que Outlook bloquea de forma predeterminada.

Explicamos como se puede evitar la modificación del contenido de un correo electrónico al contestarlo o re-enviarlo.

Problema: ¿Como puedo evitar que la persona que recibe mí e-mail modifica el contenido al re-enviarlo o al contestarlo?

Solución: Sigue los siguientes pasos para proteger tus e-mails de modificaciones. Eso tambien funciona si utilizas el Word como editor de e-mail.

1. Abre en la ventanilla de un mensaje la función Ver, Opciones en Outlook 2000 y Outlook 2002. En Outlook 2003 pulse en el botón Opciones y en Outlook 2007 o Outlook 2010 pulsa Más opciones.
   
   
2. Elige en Carácter la opción Privado.

Explicamos como puedes añadir destinatarios a los cuales envías correos con Outlook 2003, 2007 o 2010 automáticamente a la lista destinatarios seguros.

El filtro de correo no deseado de Outlook dispone de una lista de destinatarios seguros, que nunca se clasifican como correo no deseado (SPAM). A partir de Outlook 2003, Service Pack 1, es posible configurar el Outlook de forma que se añaden automáticamente los destinatarios a la lista blanca. Normalmente esta función esta desactivada. Para activarla, sigue los siguientes pasos:

1. En el Outlook accedemos a al menú Herramientas, Opciones.
2. En la pestaña Preferencias elegimos la opción Correo electrónico no deseado.
3. Ahora elegimos la pestaña Remitentes seguros.
4. Marque la casilla Agregar automáticamente mis destinatarios a la lista de remitentes seguros.
5. Cerramos todos los diálogos.

Lea más sobre correo no deseado:

Crear una lista blanca en Outlook

Mí filtro SPAM no funciona

Actualizar filtro de correo no deseado

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¿Alguna vez olvidó responder a un mensaje importante? Es fácil poner un aviso.

1. En su Bandeja de entrada, haga clic con el botón secundario del mouse en el mensaje para el que desea establecer el aviso, elija Seguimiento en el menú contextual y haga clic en Agregar aviso.
2. En el cuadro Marca, haga clic en Responder.
3. En el primer cuadro Vencimiento, haga clic en la fecha límite para responder. En el siguiente cuadro, haga clic en una hora.
4. En el cuadro Color de marca, elija un color de marca y haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para ayudar a realizar el seguimiento de los mensajes de la Bandeja de entrada marcados para ser respondidos, puede asignar nombres a las distintas marcas rápidas en color.

Cuando responda a los mensajes de correo electrónico, a veces puede que le parezca más rápido y más claro responder a alguna frase directamente en el cuerpo del mensaje original. Puede hacerlo agregando comentarios en línea. Utilizando los comentarios en línea al responder, su texto aparecerá donde coloque el punto de inserción e irá precedido de su nombre. O bien, si lo desea, puede elegir cualquier otro texto que desee utilizar para señalar sus comentarios.

Cómo se activan los comentarios en línea y se añade texto de identificación

1. En el menú “Herramientas”, haga clic en “Opciones”.
2. En la ficha <Preferencias>, haga clic en <Opciones de correo electrónico>.
3. Active la casilla de verificación <Marcar mis comentarios con> y, a continuación, escriba el texto que desee utilizar para identificar sus comentarios. Este texto aparece entre corchetes cuando responde a un mensaje utilizando comentarios en línea.

Para agregar comentarios en línea:

1. Abra un mensaje que haya recibido y haga clic en Responder.
2. Haga clic en el cuerpo del mensaje original del remitente y comience a escribir sus comentarios.

Habitualmente, cuando enviamos correos, solemos tener activada la opción “Guardar copias de mensajes en la carpeta ‘Elementos enviados’ “. Sin embargo, si tenemos varias cuentas de correo electrónico definidas en Outlook, puede ser útil guardar los mensajes enviados con cada cuenta de correo en carpetas separadas.

Hay dos formas de conseguirlo. Una de ellas consiste en crear tantos perfiles de Outlook como cuentas de correo tengamos e iniciar sesión con el perfil correspondiente.
Otra técnica quizás más cómoda consiste en usar un único perfil y definir unas reglas que nos archiven automáticamente el correo enviado.

Si optamos por la segunda opción debemos ir a “Herramientas” > “Reglas y Alertas”. Pulsamos en el botón “Nueva regla” y elegimos la opción “Iniciar desde una regla en blanco”.

Seleccionamos la opción “Comprobar mensajes después de enviar”, y a continuación pulsamos “Siguiente”.

A través de las pantallas que se mostrarán debemos crear una regla como la mostrada a continuación:

Con esta regla, el correo enviado mediante la cuenta cuenta1@correo.com se archivará en la carpeta carpeta_cuenta1.

Marcamos la casilla “Activar esta regla” y pulsamos en el botón “Finalizar”

De forma similar crearemos una regla para las demás cuentas. Por ejemplo:

De este modo,  el correo enviado mediante la cuenta cuenta2@correo.com se archivará en la carpeta carpeta_cuenta2.

Acuérdese de desactivar la opción “Guardar copias de mensajes en la carpeta ‘Elementos enviados’. De lo contrario, tendrá copias duplicadas en la carpeta “Elementos enviados”

Explicamos como puedes cambiar la carpeta predeterminada que propone Outlook para guardar datos adjuntos de un e-mail.

Los datos adjuntos son archivos que se pueden incluir en un correo electrónico. Outlook permite guardar estos datos en el disco duro del PC. De forma predeterminada, Outlook siempre propone la misma carpeta y si quieres guardarlos en otra, siempre tienes que cambiar la carpeta manualmente.

Es posible cambiar la carpeta predeterminada a través de una modificación del registro de Windows. Para ello debes cerrar Outlook, ir a Inicio,  Ejecutar, introducir “regedit” y clicar en Aceptar.

Si tienes Outlook 2003 o Outlook 2007:

1. Abrir „HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options“ (Outlook 2003) o „HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options“ (Outlook 2007).
2. En el menú Edición haz clic en Nuevo, Clave.
3. Itroduzca el nombre “DefaultPath”.
4. Haz doble clic en la entrada.
5. Pon la dirección de la carpeta donde quieres guardar los datos adjuntos. Si la dirección contiene espacios en blanco, pon toda la dirección entre ” “.

Sige estos pasos para visualizar el número de la semana en el calendario de Microsoft Outlook:

1. En el menú Herramientas del Outlook seleccione Opciones y a continuación haz clic en Opciones de Calendario
   
2. Active la opción Mostrar los números de la semana en el Explorador de fechas

Imagen tomada de Outlook 2003