Outlook Ayuda

Para ayudar a proteger el equipo, Microsoft Office Outlook no permite recibir ciertos tipos de archivos adjuntos (por ejemplo, archivos .exe) , debido a su potencial para introducir virus en el equipo. Outlook bloquea estos archivos de forma predeterminada. Si la su empresa utiliza Microsoft Exchange, sólo el administrador del servidor de correo electrónico puede desbloquear estos tipos de archivos. Los usuarios finales de Outlook no pueden desbloquear estos tipos de archivos.

Cómo compartir archivos de forma segura

La gran mayoría de la gente nunca tiene intención de poner en circulación archivos potencialmente peligrosos y aquéllos que sí tienen tal intención utilizan otros métodos. He aquí algunas formas seguras de compartir archivos:

• Outlook no bloquea documentos que tengan las siguientes extensiones de nombre de archivo: .xls, .doc, .ppt y .txt. Estos tipos de archivos son los que la mayoría de la gente utiliza en su trabajo. Sin embargo, es importante no olvidar que tales archivos pueden contener macros que tienen el potencial de propagar virus. Por lo tanto, siempre que tales archivos lleguen a la Bandeja de entrada, utilice un programa antivirus para explorarlos antes de abrirlos.
• Para enviar un archivo de un tipo bloqueado, puede cambiar la extensión del nombre de archivo de modo que no coincida con ninguno de los bloqueados. Por ejemplo, podría cambiar el nombre programa.exe por programa.exe_EXTRA y, a continuación, adjuntar el archivo al mensaje de correo electrónico. Incluya instrucciones en el mensaje que indiquen al destinatario cómo cambiar el nombre del archivo usando la extensión original (en este caso, como programa.exe). Lo más importante que debe recordar es que sólo debe abrir archivos que espere recibir de alguien.
• Utilice un programa de compresión para empaquetar los archivos antes de adjuntarlos al mensaje de correo electrónico. En el mensaje, puede incluir instrucciones que expliquen cómo extraer los archivos del paquete comprimido.
• Publique los archivos en un recurso compartido de red seguro. La mayoría de los proveedores de servicios de Internet (ISP) ofrecen un espacio donde pueden publicar archivos. Un método consiste en guardar archivos en dicha área y proporcionar al destinatario acceso a estos archivos. En el mensaje a los destinatarios puede incluir un vínculo al recurso compartido.

La tabla siguiente identifica los tipos de archivo que Outlook bloquea de forma predeterminada.

¿Alguna vez olvidó responder a un mensaje importante? Es fácil poner un aviso.

1. En su Bandeja de entrada, haga clic con el botón secundario del mouse en el mensaje para el que desea establecer el aviso, elija Seguimiento en el menú contextual y haga clic en Agregar aviso.
2. En el cuadro Marca, haga clic en Responder.
3. En el primer cuadro Vencimiento, haga clic en la fecha límite para responder. En el siguiente cuadro, haga clic en una hora.
4. En el cuadro Color de marca, elija un color de marca y haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para ayudar a realizar el seguimiento de los mensajes de la Bandeja de entrada marcados para ser respondidos, puede asignar nombres a las distintas marcas rápidas en color.

Cuando responda a los mensajes de correo electrónico, a veces puede que le parezca más rápido y más claro responder a alguna frase directamente en el cuerpo del mensaje original. Puede hacerlo agregando comentarios en línea. Utilizando los comentarios en línea al responder, su texto aparecerá donde coloque el punto de inserción e irá precedido de su nombre. O bien, si lo desea, puede elegir cualquier otro texto que desee utilizar para señalar sus comentarios.

Cómo se activan los comentarios en línea y se añade texto de identificación

1. En el menú “Herramientas”, haga clic en “Opciones”.
2. En la ficha <Preferencias>, haga clic en <Opciones de correo electrónico>.
3. Active la casilla de verificación <Marcar mis comentarios con> y, a continuación, escriba el texto que desee utilizar para identificar sus comentarios. Este texto aparece entre corchetes cuando responde a un mensaje utilizando comentarios en línea.

Para agregar comentarios en línea:

1. Abra un mensaje que haya recibido y haga clic en Responder.
2. Haga clic en el cuerpo del mensaje original del remitente y comience a escribir sus comentarios.

Habitualmente, cuando enviamos correos, solemos tener activada la opción “Guardar copias de mensajes en la carpeta ‘Elementos enviados’ “. Sin embargo, si tenemos varias cuentas de correo electrónico definidas en Outlook, puede ser útil guardar los mensajes enviados con cada cuenta de correo en carpetas separadas.

Hay dos formas de conseguirlo. Una de ellas consiste en crear tantos perfiles de Outlook como cuentas de correo tengamos e iniciar sesión con el perfil correspondiente.
Otra técnica quizás más cómoda consiste en usar un único perfil y definir unas reglas que nos archiven automáticamente el correo enviado.

Si optamos por la segunda opción debemos ir a “Herramientas” > “Reglas y Alertas”. Pulsamos en el botón “Nueva regla” y elegimos la opción “Iniciar desde una regla en blanco”.

Seleccionamos la opción “Comprobar mensajes después de enviar”, y a continuación pulsamos “Siguiente”.

A través de las pantallas que se mostrarán debemos crear una regla como la mostrada a continuación:

Con esta regla, el correo enviado mediante la cuenta cuenta1@correo.com se archivará en la carpeta carpeta_cuenta1.

Marcamos la casilla “Activar esta regla” y pulsamos en el botón “Finalizar”

De forma similar crearemos una regla para las demás cuentas. Por ejemplo:

De este modo,  el correo enviado mediante la cuenta cuenta2@correo.com se archivará en la carpeta carpeta_cuenta2.

Acuérdese de desactivar la opción “Guardar copias de mensajes en la carpeta ‘Elementos enviados’. De lo contrario, tendrá copias duplicadas en la carpeta “Elementos enviados”

Siga estos pasos para imprimir su calendario:

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, en el cuadro “Estilo de impresión”, haga clic en el estilo de impresión que desee.
2. Para imprimir los detalles de las citas y reuniones, en el cuadro “Estilo de impresión”, haga clic en “Detalles del calendario”.
3. En las listas Comienzo y Fin, escriba el primer y el último día que desee imprimir.
4. Para establecer otras opciones de impresión, como la orientación del papel o las fuentes, haga clic en “Configurar página” y seleccione las opciones que desee.

Notas

• Para imprimir los detalles de las citas privadas, desactive la casilla “Ocultar detalles de citas privadas”.
• Para imprimir días no consecutivos, cambie a la vista Semana o Mes, seleccione los días que desea imprimir y, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Este artículo sólo es válido para Outlook 2007.

Outlook 2003 permite añadir al calendario las festividades nacionales de su país o religión. Sin embargo, esta lista contiene los festivos hasta el año 2007 incluido. Para añadir las festividades comprendidas entre el año 2008 y el 2012, los usuarios de Outlook 2003 deben descargarel archivo de actualización de festividades descrito en la KB 924423.

Una vez instalada esta actualización, para añadir los festivos se debe seguir el procedimiento descrito en el artículo de nuestro blog  “Añadir días festivos al calendario de Outlook“.

Microsoft ofrece la descarga complemento SMS de Microsoft Outlook (MOSA) que permite enviar mensajes de texto SMS a través de la mayor parte de los teléfonos móviles de la red GSM conectados al equipo.

Con Outlook 2003, puede escribir el mensaje de texto SMS en un formulario de Outlook y enviarlo a un teléfono móvil que, a su vez, lo envía a través del servicio de redes de telefonía móvil. Si el teléfono móvil se puede conectar al equipo, no es preciso instalar ningún software de otros proveedores ni suscribirse a servicios de red de telefonía móvil adicionales. Esta conexión entre el teléfono móvil y el equipo suele efectuarse mediante un puerto de infrarrojos, tecnología Bluetooth o un cable USB/serie.

Los mensajes SMS se pueden guardar como borrador, agruparse y reenviarse como mensajes de correo electrónico estándar de Outlook 2003.

Notas

• Este complemento es un producto gratuito y carece de asistencia técnica por parte de Microsoft.
• El complemento de SMS de Outlook 2003 sólo permite enviar mensajes desde Outlook 2003 a un teléfono móvil. En la actualidad, no es posible recuperar mensajes enviados desde un teléfono móvil utilizando Outlook 2003.
• Este complemento sólo admite los SMS normales. Los SMS Flash y los mensajes multimedia (MMS) no se admiten. Tampoco se admiten otros datos, como tonos o logotipos. No se permite el envío de varios SMS.
• Con el complemento de SMS de Outlook 2003, únicamente se puede escribir los mensajes cortos que se transmiten por un teléfono móvil. La calidad de la transmisión depende del proveedor de los servicios de telefonía; por consiguiente, Microsoft no puede ser responsable de la calidad de la transmisión en todo su recorrido.

Más información (en ingles)

Una alerta de escritorio es una notificación que aparece en el escritorio cuando recibe un mensaje de correo electrónico, una convocatoria de reunión o una solicitud de tarea.

En ocasiones puede ser de interés que las alertas se muestren en una zona diferente de la pantalla, o incluso en un segundo monitor si tiene dos conectados a su PC. Para cambiar la ubicación por defecto de sus alertas siga estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
2. Haga clic en Opciones de correo electrónico.
3. Haga clic en Opciones avanzadas de correo electrónico.
4. Haga clic en Configuración de alerta de escritorio.
5. En el cuadro de diálogo Configuración de alerta de escritorio, haga clic en Vista previa
   Aparecerá un ejemplo de alerta en el escritorio
6. Arrastre la alerta de escritorio a la ubicación que desee

Los usuarios habituales del calendario de Outlook habrán observado que cuando se selecciona la vista “Semana” o “Mes”, los sábados y domingos se muestran comprimidos y con la mitad de tamaño que los demás días. La presentación de la vista “Mes” se puede modificar de forma que todos los días tengan el mismo tamaño:

1. En Calendario, haga clic con el botón secundario del ratón en un área en blanco de la cuadrícula del calendario y, a continuación, haga clic en “Más opciones” dentro del menú contextual.
2. En el cuadro de diálogo “Formato de vista Día, semana y mes”, bajo “Mes”, desactive la casilla de verificación “Comprimir el fin de semana”.

Si usted ha comprado un nuevo ordenador y desea poder disponer, mediante la función Autocompletar, de los nombres almacenados en la lista de Autocompletar de su ordenador anterior, puede efectuar una migración de la lista de nombres de la caché de Autocompletar.

Antes de seguir deberá cerrar Outlook en ambos ordenadores. Los cambios se mostrarán cuando inicie Outlook.

1. En el equipo que posee los nombres guardados de Autocompletar, vaya a unidad:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Outlook.
2. Localice el archivo <nombre de perfil>.nk2 (<nombre de perfil> es el nombre de su perfil de Outlook)
3. Copie el archivo en un medio extraíble (CD, unidad USB) o envíelo por correo electrónico a la dirección de email de su nuevo ordenador.
4. En el equipo en el que desea incluir los nombres de la característica Autocompletar, copie el archivo en unidad:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Outlook.
5. Si el nombre de perfil de usuario de Outlook es distinto en el equipo en el que vaya a copiar el archivo .nk2, debe cambiar el nombre de dicho archivo para que sea el mismo nombre de perfil de usuario de Outlook una vez que lo haya copiado en la carpeta correcta. Por ejemplo, si copia el archivo Federico Couto.nk2 desde el equipo original con un nombre de perfil de usuario de Outlook de Federico Couto y copia el archivo Federico Couto.nk2 en el nuevo equipo, deberá cambiarle el nombre para que sea el del nombre de perfil de Outlook que utilice en el nuevo equipo.
6. Cuando se le pregunte si desea reemplazar el archivo existente, Haga clic en Sí.
7. Abra Outlook para ver los cambios