Outlook Ayuda

A continuación se muestra una lista de las ubicaciones donde Microsoft Office Outlook 2007 guarda información.

Algunas de las carpetas pueden estar ocultas. Para mostrar las carpetas ocultas en Windows Vista, haga lo siguiente:

1. En Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.

2. Haga clic en Apariencia y personalización.

Nota Si usa la vista clásica del Panel de control, haga doble clic en Opciones de carpeta y después continúe con el paso 4.

3. Haga clic en Opciones de carpeta.

4. En la ficha Ver, en Configuración avanzada, Archivos y carpetas, Archivos y carpetas ocultos, seleccione Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.

Archivo de carpetas personales (.pst)

Windows Vista
unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Microsoft Windows XP o Microsoft Windows Server 2003
unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Archivo de carpetas sin conexión (.ost)

El archivo .ost se sincroniza con los elementos del servidor que ejecuta Microsoft Exchange. Puesto que los datos permanecen en el servidor Exchange, puede volver a crear este archivo .ost en su nuevo equipo sin tener que hacer una copia de seguridad del archivo .ost.

Windows Vista
unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003
unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Libreta personal de direcciones (.pab)

Windows Vista
unidad:\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003
unidad:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Nota:  Office Outlook 2007 ya no es compatible con las libretas de direcciones personales (.pab). Cuando actualice a Office Outlook 2007, se le pedirá que importe los archivos .pab en Contactos. Si decide no importar el archivo .pab, podrá importarlo más tarde con el comando Importar y exportar del menú Archivo.

Reglas (.rwz)

Windows Vista
unidad:\<usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP o Windows Server 2003
unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook

Nota: Si realizó una actualización a Office Outlook 2007 desde una versión anterior a Microsoft Outlook 2002, es probable que exista un archivo .rwz en el disco duro de su equipo. Este archivo ya no es necesario y la información de las reglas se guarda ahora en el servidor que ejecuta Microsoft Exchange y en el Archivo de carpetas personales (.pst)  para las cuentas de correo electrónico POP3 e IMAP .

Si utiliza la característica ‘Importar y exportar reglas’, la ubicación predeterminada de los archivos .rwz es unidad:\Documents and Settings\usuario\Mis documentos

Firmas (.rtf, .txt, .htm)

Windows Vista
unidad:\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Windows XP o Windows Server 2003
unidad:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Signatures

En ocasiones redactamos un correo electrónico pero deseamos enviarlo posteriormente. Outlook permite crear un mensaje de correo y definir la fecha y hora en que se enviará al destinatario.

Es muy fácil. Sólo hay que redactar el mensaje. A continuación hacemos clic sobre la pestaña “Opciones”.

A continuación, marcamos la casilla “No entregar antes de” y seleccionamos en los dos desplegables activos tanto la fecha como la hora en que deseamos  enviar el mensaje. Una vez enviado el mensaje, quedará a la espera de ser enviado en la fecha y hora seleccionadas. Así de fácil.

Microsoft Windows admite nombres de archivo largos, incluidos espacios. Sin embargo, si en un mensaje de correo electrónico incluye un vínculo a un nombre de archivo que contenga espacios, Microsoft Outlook interrumpe el vínculo en el primer espacio. Si el primer espacio está en la ruta de acceso a la red o a la ubicación del archivo, el vínculo se trunca en ese punto.

Por ejemplo, si escribe \\unidaddered\Informe de gastos de febrero.xls en el cuerpo del mensaje, Outlook sólo convertirá en vínculo la primera parte del texto:

\\unidaddered\Informe

Este no es un vínculo válido al archivo.

Para conservar los espacios del texto del vínculo, use comillas angulares de inicio y cierre, como en los siguientes ejemplos:

<\\unidaddered\Informe de gastos de febrero.xls> o <http://www.miempresa.com/finanzas/Informe de gastos de febrero.xls>

Outlook incluye todo el texto comprendido entre las comillas angulares como parte del vínculo y el destinatario recibe el vínculo completo al archivo.

Nota: Si inserta el vínculo usando el comando Hipervínculo, no se produce ningún truncamiento. En un mensaje nuevo, en la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo.

En ocasiones enviamos correos con contenidos similares, que sólo difieren en algunos textos (nombres, teléfonos, direcciones,etc.)

Outlook nos permite crear plantillas creadas por nosotros, que posteriormente pueden usarse para enviar un correo, en lugar de usar la plantilla por defecto de Outlook.

Para crear una plantilla, en primer lugar debemos asegurarnos que no estamos usando Word como editor de correo electrónico predeterminado. Para ello, accedemos al menú Herramientas – Opciones y seleccionamos la pestaña Formato de correo. Verificamos que la casilla “Usar Microsoft Office Word para modificar mensajes de correo electrónico” no está seleccionada.

A continuación creamos un nuevo mensaje de correo electrónico (Archivo – Nuevo -> Mensaje) e introducimos el texto que constituirá la plantilla.

Una vez creada la plantilla, la guardamos en  Archivo – Guardar como. En el desplegable “Guardar como tipo” seleccionamos “Plantilla de Outlook (*.oft)”. Por defecto la plantilla se guardará en la carpeta “Plantillas”.

Una vez creada la plantilla,si lo deseamos  podemos volver a usar Word como editor predeterminado marcando de nuevo la casilla mencionada anteriormente.

Para crear un nuevo correo usando la plantilla accedemos al menú Herramientas – Formularios - Elegir formulario…

En el desplegable “Buscar en” seleccionamos la opción “Plantillas de usuario en el sistema de archivos”. A continuación seleccionamos la plantilla deseada y pulsamos el botrón “Abrir”.

Se abrirá el editor de correo electrónico con la plantilla seleccionada. Una vez tenemos la plantilla cargada, podemos crear un correo modificando la plantilla como deseemos. Las plantillas nos ayudarán a ahorrar tiempo a la hora de enviar correos electrónicos similares.

Outlook le permite guardar las búsquedas de mensajes de correo electrónico yacceder a ellas desde el panel de navegación.

Para ello, debe empezar realizando una búsqueda; por ejemplo, desde la barra de herramientas de búsqueda:

Una vez realizada la búsqueda, en el menú Opciones seleccionamos el submenú “Guardar búsqueda como carpeta de búsqueda”.

Especificamos el nombre que deseamos asignar a esta carpeta, y a continuación, en el panel de navegación dispondremos de un acceso a esta carpeta de búsqueda (ej. búsqueda1).  Así de sencillo.

Cuando se redacta un correo electrónico, Outlook permite efectuar una revisión ortográfica y gramatical del mismo antes de enviarlo. Por defecto, este proceso no es automático, sino que el usuario debe solicitar la revisión ortográfica desde el menú Herramientas – Ortografía y Gramática.

Es posible automatizar este proceso de forma que la revisión ortográfica siempre tenga lugar de forma automática antes de enviar un correo. Para ello debemos acceder al menú Herramientas – Opciones  y en la pestaña “Ortografía” seleccionaremos la casilla “Comprobar siempre la ortografía antes de enviar”. Así de sencillo.

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange. Muchas cuentas de correo electrónico personales y domésticas usan un tipo de cuenta diferente, como POP3 ó IMAP.

Sólo puede recuperar o reemplazar un mensaje si su destinatario ha iniciado una sesión y está utilizando Microsoft Outlook, y no ha leído el mensaje ni lo ha movido de la Bandeja de entrada.

1. En Correo, dentro del Panel de exploración, haga clic en Elementos enviados.

2. Abra el mensaje que desee recuperar o reemplazar.

3. En el menú Acciones, haga clic en Recuperar este mensaje.

Siga uno de estos procedimientos si desea…

a) Recuperar el mensaje

1. Haga clic en Eliminar las copias no leídas de este mensaje.

2. Para recibir una notificación acerca del éxito de la recuperación o la sustitución para cada destinatario, active la casilla de verificación Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.

b) Reemplazar el mensaje

1. Haga clic en Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje.

2. Para recibir una notificación acerca del éxito de la recuperación o la sustitución para cada destinatario, active la casilla de verificación Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.

3. Haga clic en Aceptar y escriba un mensaje nuevo.

Nota: Para reemplazar un mensaje, debe enviar uno nuevo. Incluso si no envía el nuevo elemento, se recuperará el mensaje original.

En ocasiones necesitamos mostrar en el calendario una semana laboral personalizada, en lugar de una semana típica de Lunes a Viernes. Por ejemplo, para personas que trabajan sólo los fines de semana o trabajan en días alternos, etc.

Personalizar el calendario es muy sencillo. Acceda al menú Herramientas – Opciones.

Pulse el botón “Opciones del Calendario”.

En la parte superior de la ventana, en la sección “Semana laboral del calendario” marque los días de la semana en los que usted trabaja, y dispondrá de una semana laboral personalizada.

Outlook permite mostrar las cabeceras de los mensajes de correo recibidos en una pequeña ventana de texto titulada “Encabezados de Internet”, haciendo clic con el botón derecho sobre el mensaje y seleccionando el submenú <Opciones>.

Para ver las cabeceras completas, incluyendo el remitente del mensaje, en Outlook 2003 es preciso modificar el registro de Windows.

Acceda al registro (regedit) y localice la siguiente clave:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options\Mail

Haga clic con el botón derecho sobre la clave y elija la opción  <Nuevo><Valor de DWORD (32 bits)>:

Parámetro: SaveAllMIMENotJustHeaders

Valor: 1

Cierre el registro, y reinicie Outlook. Ahora se mostrarán todas las cabeceras siguiendo el procedimiento descrito inicialmente.

Nota: Esta modificación no afectará a los mensajes que ya se encuentran en la bandeja de entrada. Sólo se aplicará a los nuevos mensajes que se reciban, y tampoco afectará a los correos recibidos desde cuentas de Exchange.

Los usuarios que instalen Outlook 2003 en Windows 7, pueden obtener el siguiente error:

El Ayudante de Office requiere Microsoft Agent 2.0 o versiones posteriores. Este producto está disponible en Office System Pack.

al intentar activar el Ayudante de Office.

Este problema se produce porque Microsoft Agent ya no está disponible en la versión de Windows 7. Microsoft Agent no se incluye en Windows 7, y no se incluirá en ninguna de las versiones futuras del sistema operativo Windows. Sin embargo, puede descargar Microsoft Agent como una revisión para el equipo de Windows 7.

Para resolver este problema,  Microsoft ha desarrollado una revisión, que únicamente  instala los componentes principales de Microsoft Agent y el carácter Merlin. Otros archivos de caracteres, como Punto, Robi, Garabato u otros componentes de Microsoft Agent que son necesarios para determinadas aplicaciones habilitadas para Microsoft Agent no se instalan con esta revisión.  Para descargar la revisión consulte el siguiente artículo.

Además, en equipos basados en Windows 7 puede aparecer el Asistente para la compatibilidad de programas (PCA). Cuando aparezca el cuadro de diálogo PCA, haga clic en Buscar soluciones en línea. Se le pedirá que instale Microsoft Agent y, a continuación, se le redirigirá al artículo mencionado, para instalar la revisión.