Outlook Ayuda

Cuando se redacta un correo electrónico, Outlook permite efectuar una revisión ortográfica y gramatical del mismo antes de enviarlo. Por defecto, este proceso no es automático, sino que el usuario debe solicitar la revisión ortográfica desde el menú Herramientas – Ortografía y Gramática.

Es posible automatizar este proceso de forma que la revisión ortográfica siempre tenga lugar de forma automática antes de enviar un correo. Para ello debemos acceder al menú Herramientas – Opciones  y en la pestaña “Ortografía” seleccionaremos la casilla “Comprobar siempre la ortografía antes de enviar”. Así de sencillo.
   

Esta característica requiere una cuenta de Microsoft Exchange. Muchas cuentas de correo electrónico personales y domésticas usan un tipo de cuenta diferente, como POP3 ó IMAP.

Sólo puede recuperar o reemplazar un mensaje si su destinatario ha iniciado una sesión y está utilizando Microsoft Outlook, y no ha leído el mensaje ni lo ha movido de la Bandeja de entrada.

1. En Correo, dentro del Panel de exploración, haga clic en Elementos enviados.

2. Abra el mensaje que desee recuperar o reemplazar.

3. En el menú Acciones, haga clic en Recuperar este mensaje.

Siga uno de estos procedimientos si desea…

a) Recuperar el mensaje

1. Haga clic en Eliminar las copias no leídas de este mensaje.

2. Para recibir una notificación acerca del éxito de la recuperación o la sustitución para cada destinatario, active la casilla de verificación Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.

b) Reemplazar el mensaje

1. Haga clic en Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje.

2. Para recibir una notificación acerca del éxito de la recuperación o la sustitución para cada destinatario, active la casilla de verificación Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.

3. Haga clic en Aceptar y escriba un mensaje nuevo.

  
Nota: Para reemplazar un mensaje, debe enviar uno nuevo. Incluso si no envía el nuevo elemento, se recuperará el mensaje original.

En ocasiones necesitamos mostrar en el calendario una semana laboral personalizada, en lugar de una semana típica de Lunes a Viernes. Por ejemplo, para personas que trabajan sólo los fines de semana o trabajan en días alternos, etc.

Personalizar el calendario es muy sencillo. Acceda al menú Herramientas – Opciones.

Pulse el botón “Opciones del Calendario”.

En la parte superior de la ventana, en la sección “Semana laboral del calendario” marque los días de la semana en los que usted trabaja, y dispondrá de una semana laboral personalizada.

Outlook permite mostrar las cabeceras de los mensajes de correo recibidos en una pequeña ventana de texto titulada “Encabezados de Internet”, haciendo clic con el botón derecho sobre el mensaje y seleccionando el submenú <Opciones>.

Para ver las cabeceras completas, incluyendo el remitente del mensaje, en Outlook 2003 es preciso modificar el registro de Windows.

Acceda al registro (regedit) y localice la siguiente clave:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options\Mail

Haga clic con el botón derecho sobre la clave y elija la opción  <Nuevo><Valor de DWORD (32 bits)>:

Parámetro: SaveAllMIMENotJustHeaders

Valor: 1

Cierre el registro, y reinicie Outlook. Ahora se mostrarán todas las cabeceras siguiendo el procedimiento descrito inicialmente.

Nota: Esta modificación no afectará a los mensajes que ya se encuentran en la bandeja de entrada. Sólo se aplicará a los nuevos mensajes que se reciban, y tampoco afectará a los correos recibidos desde cuentas de Exchange.

Los usuarios que instalen Outlook 2003 en Windows 7, pueden obtener el siguiente error:

El Ayudante de Office requiere Microsoft Agent 2.0 o versiones posteriores. Este producto está disponible en Office System Pack.

al intentar activar el Ayudante de Office.

Este problema se produce porque Microsoft Agent ya no está disponible en la versión de Windows 7. Microsoft Agent no se incluye en Windows 7, y no se incluirá en ninguna de las versiones futuras del sistema operativo Windows. Sin embargo, puede descargar Microsoft Agent como una revisión para el equipo de Windows 7.

Para resolver este problema,  Microsoft ha desarrollado una revisión, que únicamente  instala los componentes principales de Microsoft Agent y el carácter Merlin. Otros archivos de caracteres, como Punto, Robi, Garabato u otros componentes de Microsoft Agent que son necesarios para determinadas aplicaciones habilitadas para Microsoft Agent no se instalan con esta revisión.  Para descargar la revisión consulte el siguiente artículo.

Además, en equipos basados en Windows 7 puede aparecer el Asistente para la compatibilidad de programas (PCA). Cuando aparezca el cuadro de diálogo PCA, haga clic en Buscar soluciones en línea. Se le pedirá que instale Microsoft Agent y, a continuación, se le redirigirá al artículo mencionado, para instalar la revisión.

Para ayudar a proteger el equipo, Microsoft Office Outlook no permite recibir ciertos tipos de archivos adjuntos (por ejemplo, archivos .exe) , debido a su potencial para introducir virus en el equipo. Outlook bloquea estos archivos de forma predeterminada. Si la su empresa utiliza Microsoft Exchange, sólo el administrador del servidor de correo electrónico puede desbloquear estos tipos de archivos. Los usuarios finales de Outlook no pueden desbloquear estos tipos de archivos.

Cómo compartir archivos de forma segura

La gran mayoría de la gente nunca tiene intención de poner en circulación archivos potencialmente peligrosos y aquéllos que sí tienen tal intención utilizan otros métodos. He aquí algunas formas seguras de compartir archivos:

• Outlook no bloquea documentos que tengan las siguientes extensiones de nombre de archivo: .xls, .doc, .ppt y .txt. Estos tipos de archivos son los que la mayoría de la gente utiliza en su trabajo. Sin embargo, es importante no olvidar que tales archivos pueden contener macros que tienen el potencial de propagar virus. Por lo tanto, siempre que tales archivos lleguen a la Bandeja de entrada, utilice un programa antivirus para explorarlos antes de abrirlos.
    
• Para enviar un archivo de un tipo bloqueado, puede cambiar la extensión del nombre de archivo de modo que no coincida con ninguno de los bloqueados. Por ejemplo, podría cambiar el nombre programa.exe por programa.exe_EXTRA y, a continuación, adjuntar el archivo al mensaje de correo electrónico. Incluya instrucciones en el mensaje que indiquen al destinatario cómo cambiar el nombre del archivo usando la extensión original (en este caso, como programa.exe). Lo más importante que debe recordar es que sólo debe abrir archivos que espere recibir de alguien.
    
• Utilice un programa de compresión para empaquetar los archivos antes de adjuntarlos al mensaje de correo electrónico. En el mensaje, puede incluir instrucciones que expliquen cómo extraer los archivos del paquete comprimido.
     
• Publique los archivos en un recurso compartido de red seguro. La mayoría de los proveedores de servicios de Internet (ISP) ofrecen un espacio donde pueden publicar archivos. Un método consiste en guardar archivos en dicha área y proporcionar al destinatario acceso a estos archivos. En el mensaje a los destinatarios puede incluir un vínculo al recurso compartido.
      

La tabla siguiente identifica los tipos de archivo que Outlook bloquea de forma predeterminada.

¿Alguna vez olvidó responder a un mensaje importante? Es fácil poner un aviso.

1. En su Bandeja de entrada, haga clic con el botón secundario del mouse en el mensaje para el que desea establecer el aviso, elija Seguimiento en el menú contextual y haga clic en Agregar aviso.
2. En el cuadro Marca, haga clic en Responder.
3. En el primer cuadro Vencimiento, haga clic en la fecha límite para responder. En el siguiente cuadro, haga clic en una hora.
4. En el cuadro Color de marca, elija un color de marca y haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para ayudar a realizar el seguimiento de los mensajes de la Bandeja de entrada marcados para ser respondidos, puede asignar nombres a las distintas marcas rápidas en color.

Cuando responda a los mensajes de correo electrónico, a veces puede que le parezca más rápido y más claro responder a alguna frase directamente en el cuerpo del mensaje original. Puede hacerlo agregando comentarios en línea. Utilizando los comentarios en línea al responder, su texto aparecerá donde coloque el punto de inserción e irá precedido de su nombre. O bien, si lo desea, puede elegir cualquier otro texto que desee utilizar para señalar sus comentarios.

Cómo se activan los comentarios en línea y se añade texto de identificación

1. En el menú “Herramientas”, haga clic en “Opciones”.
2. En la ficha <Preferencias>, haga clic en <Opciones de correo electrónico>.
3. Active la casilla de verificación <Marcar mis comentarios con> y, a continuación, escriba el texto que desee utilizar para identificar sus comentarios. Este texto aparece entre corchetes cuando responde a un mensaje utilizando comentarios en línea.

Para agregar comentarios en línea:

1. Abra un mensaje que haya recibido y haga clic en Responder.
2. Haga clic en el cuerpo del mensaje original del remitente y comience a escribir sus comentarios.

Habitualmente, cuando enviamos correos, solemos tener activada la opción “Guardar copias de mensajes en la carpeta ‘Elementos enviados’ “. Sin embargo, si tenemos varias cuentas de correo electrónico definidas en Outlook, puede ser útil guardar los mensajes enviados con cada cuenta de correo en carpetas separadas.

Hay dos formas de conseguirlo. Una de ellas consiste en crear tantos perfiles de Outlook como cuentas de correo tengamos e iniciar sesión con el perfil correspondiente.
Otra técnica quizás más cómoda consiste en usar un único perfil y definir unas reglas que nos archiven automáticamente el correo enviado.

Si optamos por la segunda opción debemos ir a “Herramientas” > “Reglas y Alertas”. Pulsamos en el botón “Nueva regla” y elegimos la opción “Iniciar desde una regla en blanco”.

Seleccionamos la opción “Comprobar mensajes después de enviar”, y a continuación pulsamos “Siguiente”.

A través de las pantallas que se mostrarán debemos crear una regla como la mostrada a continuación:

Con esta regla, el correo enviado mediante la cuenta cuenta1@correo.com se archivará en la carpeta carpeta_cuenta1.

Marcamos la casilla “Activar esta regla” y pulsamos en el botón “Finalizar”

De forma similar crearemos una regla para las demás cuentas. Por ejemplo:

De este modo,  el correo enviado mediante la cuenta cuenta2@correo.com se archivará en la carpeta carpeta_cuenta2.

Acuérdese de desactivar la opción “Guardar copias de mensajes en la carpeta ‘Elementos enviados’. De lo contrario, tendrá copias duplicadas en la carpeta “Elementos enviados”

Siga estos pasos para imprimir su calendario:

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, en el cuadro “Estilo de impresión”, haga clic en el estilo de impresión que desee.
2. Para imprimir los detalles de las citas y reuniones, en el cuadro “Estilo de impresión”, haga clic en “Detalles del calendario”.
3. En las listas Comienzo y Fin, escriba el primer y el último día que desee imprimir.
4. Para establecer otras opciones de impresión, como la orientación del papel o las fuentes, haga clic en “Configurar página” y seleccione las opciones que desee.

Notas

• Para imprimir los detalles de las citas privadas, desactive la casilla “Ocultar detalles de citas privadas”.
• Para imprimir días no consecutivos, cambie a la vista Semana o Mes, seleccione los días que desea imprimir y, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Este artículo sólo es válido para Outlook 2007.