Tipos de cuentas de correo electrónico

  • POP3: El principal tipo de cuenta de correo electrónico en Internet es Protocolo de oficina de correos versión 3 (POP3). Con una cuenta POP3, los mensajes de correo electrónico se descargan en su equipo y normalmente se eliminan del servidor de correo. La principal desventaja de las cuentas POP3 radica en la dificultad para guardar y ver los mensajes en varios equipos. Además, los mensajes enviados desde un equipo no se copian en la carpeta Elementos enviados de otros equipos. Existen diversas soluciones a estos problemas. Una solución muy sencilla y eficaz consiste en usar la aplicación SYNCING.NET, que permite sincronizar el correo de cuentas POP3 en varios PC’s.
      
  • IMAP:  Con una cuenta Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP), tiene acceso a las carpetas de correo del servidor de correo y puede almacenar y procesar el correo sin necesidad de descargarlo en el equipo en el que trabaje. De esta forma, puede utilizar distintos equipos para leer sus mensajes donde quiera que esté. Con IMAP ahorrará tiempo ya que puede ver los encabezados de sus mensajes de correo electrónico, el remitente y el tema del mensaje y, a continuación, descargar sólo aquellos mensajes que le interese leer. El correo se guarda en el servidor de correo, algo que suele ser seguro, y las copias de seguridad las realiza su administrador de correo o su proveedor de servicios Internet.
     
  • MAPI: Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería o MAPI; se utiliza en Outlook con un servidor de correo que ejecute Exchange. MAPI es bastante parecido a IMAP, pero proporciona muchas más características cuando se usa desde el propio Outlook con una cuenta de correo electrónico de Exchange.
     
  • HTTP: Estas cuentas utilizan un protocolo Web para ver y enviar correo electrónico. Algunos ejemplos de este tipo de cuentas son Windows Live Mail, Gmail de Google, etc. Outlook no admite cuentas HTTP en forma nativa, pero hay complementos que permiten utilizar Outlook con algunos proveedores. Por ejemplo, Microsoft Outlook Live incluye Outlook Connector para MSN, lo que le permite tener acceso a su cuenta de Windows Live Mail desde el mismo Outlook. 

Introducción a las cuentas de correo electrónico (1)

Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico con Microsoft Outlook, necesita agregar la información de su cuenta de correo electrónico en esta aplicación. Microsoft Office Outlook 2007 admite Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Exchange Server 2007, POP3, IMAP y HTTP. Su proveedor de servicios Internet (ISP) o administrador de correo pueden proporcionarle la información de configuración necesaria para configurar manualmente su cuenta de correo electrónico en Office Outlook .

En la mayoría de las cuentas, Office Outlook detecta y configura la cuenta automáticamente mediante un nombre, una dirección de correo electrónico y una contraseña. Los usuarios de cuentas de Microsoft Exchange quizá no tengan que escribir ninguna información puesto que Outlook puede identificar las credenciales de la red que se utilizan para realizar la conexión a la cuenta de Exchange Server.

Los perfiles contienen las cuentas de correo electrónico. Un perfil de correo electrónico consta de cuentas de correo electrónico, archivos de datos y configuraciones que contienen información sobre dónde está almacenado el correo electrónico. Cuando se ejecuta Outlook por primera vez, se crea automáticamente un nuevo perfil. Después, el perfil se ejecuta siempre que se inicia Outlook. La mayoría de los usuarios necesitan un solo perfil. Sin embargo, puede que algunas veces encuentre útil tener más de un perfil. Por ejemplo, puede que desee un perfil para los mensajes de correo electrónico del trabajo y otro perfil para los mensajes de su cuenta de correo electrónico personal. También, si comparte equipo con otros usuarios, cada una de sus cuentas y configuraciones deben guardarse en perfiles distintos con nombres de perfiles diferentes.

Nota: Para los usuarios de Microsoft Outlook Express o Microsoft Windows Mail, los perfiles en Outlook son parecidos a sus identidades. Los perfiles de Outlook no tienen relación con los perfiles de hardware y software del sistema operativo de Microsoft Windows.

Dependiendo de sus necesidades, puede agregar varias cuentas de correo electrónico a un único perfil de usuario de Outlook. Por ejemplo, puede agregar una cuenta de Microsoft Exchange para administrar los mensajes de correo electrónico del trabajo y, a continuación, agregar una cuenta de correo electrónico de Internet, como una cuenta POP3 de su proveedor de servicios Internet (ISP), para administrar los mensajes personales. Los perfiles pueden contener todas las cuentas de correo electrónico, pero existe la limitación de una cuenta de correo electrónico de Exchange por perfil.

Puede realizar cambios desde el mismo Outlook a las cuentas de correo electrónico en el perfil que está utilizando. Para cambiar cuentas de correo electrónico en otro perfil o realizar cambios en las propiedades del perfil, debe abrir el cuadro de diálogo Configuración de correo en el Panel de control.

Nota: Aunque tenga instalado Outlook si no inició esta aplicación al menos una vez, el módulo Correo no aparece en el Panel de control.

Importación de archivos .nk2 en Outlook 2010

Al iniciar Microsoft Outlook 2010 por primera vez, la memoria caché de sobrenombres (almacenada en el archivo profilename.nk2) se importa en un mensaje oculto en el almacén de mensajes predeterminado.

Nota: profilename es el nombre de su perfil de Outlook.

Por ejemplo, si usa una cuenta de Microsoft Exchange, la memoria caché de sobrenombre se importa en un mensaje oculto en el buzón de Exchange.

Las versiones anteriores de Outlook almacenan el archivo .nk2 de la memoria caché de sobrenombre en la siguiente carpeta:

  • Windows XP

             Drive:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Datos de programa\Microsoft\Outlook

  • Windows Vista y versiones posteriores

            Drive:\\Usuarios\\NombreDeUsuario\\AppData\\Roaming\\Microsoft\\Outlook

Una vez importada la memoria caché de sobrenombre, el nombre del archivo profilename.nk2 se cambia a profilename.nk2.old. La próxima vez que se inicie Outlook, la memoria caché de sobrenombre no se importará. Outlook 2010 no usa el archivo .nk2 para mantener la memoria caché de sobrenombre. Todas las actualizaciones aplicadas a la misma en Outlook 2010 se realizan en el mensaje oculto en el almacén de mensajes predeterminado.

Si tiene varios perfiles de Outlook, la memoria caché de sobrenombre de cada uno de ellos se combina con la nueva de Outlook 2010 la primera vez que se inicie Outlook 2010 mediante ese perfil. Por tanto, puede encontrar más de un archivo .nk2 con el nombre cambiado a .nk2.old.

Sin embargo, podría haber situaciones donde tenga que importar un archivo caché de sobrenombre una vez finalizado este proceso de importación de la memoria caché de sobrenombre de la primera ejecución. Por ejemplo, un compañero desea compartir su memoria caché de sobrenombre con usted y usted quiere actualizar la existente con los datos de su compañero.

A continación detallamos los pasos a seguir.

Asegúrese de que el archivo .nk2 está en la carpeta siguiente:

%appdata%\Microsoft\Outlook

El archivo .nk2 debe tener el mismo nombre que su perfil actual de Outlook 2010. De forma predeterminada, el nombre del perfil es “Outlook”. Para comprobar el nombre del perfil, siga estos pasos:

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.
  2. Haga doble clic en Correo.
  3. En el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Mostrar perfiles.
  4. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Ejecutar.
  5. En el cuadro Abrir, escriba outlook.exe /importnk2 y haga clic en Aceptar. De este modo se importará archivo .nk2 en el perfil de Outlook 2010.

Una vez importado el archivo .nk2, su contenido se combina con la memoria caché de sobrenombre existente que está actualmente almacenada en su buzón.

Nota: el nombre del archivo .nk2 se cambia a una extensión de nombre de archivo .old la primera vez que se inicia Outlook 2010. Por tanto, si intenta volver a importar el archivo .nk2, quite la extensión de nombre de archivo .old.

Si desea información similar para Outlook 2003 consulte este artículo

Cambiar el orden de las carpetas en el panel de exploración

En Microsoft Outlook 2007 las carpetas de la sección Carpetas de correo del panel de exploración están ordenadas alfabéticamente, y no es posible modificar el criterio de ordenación. Sin embargo, en Carpetas favoritas puede agregar la cantidad de carpetas que desee y organizarlas en cualquier orden. La posición de alta visibilidad que hay en la parte superior del panel de exploración hace que Carpetas favoritas sea una excelente ubicación para las carpetas de gran prioridad. Puede duplicar cualquiera de las carpetas de correo del panel de exploración y si agrega las carpetas que desea a Carpetas favoritas, puede ampliarse y convertirse en el principal punto de entrada para sus carpetas de correo.

Si las demás carpetas de Microsoft Outlook, como Calendario o Contactos, están menos visibles, puede usar los botones de carpetas que se encuentran en la parte inferior del panel de exploración para obtener acceso a los elementos de dichas carpetas.

Cambiar la configuración de seguridad de los complementos

En general, un complemento es funcionalidad complementaria que agrega comandos personalizados y características especializadas a programas de 2007 Microsoft Office System. Por ejemplo, las etiquetas inteligentes, las plantillas globales y los esquemas XML son todos ellos complementos o se hace referencia a ellos como “extensiones de aplicación”, ya que amplían la funcionalidad de un programa de Office. Algunos complementos, como los complementos COM (complemento COM: programa suplementario que amplía la funcionalidad de un programa de Microsoft Office agregando comandos personalizados y funciones especializadas. Los complementos COM se pueden ejecutar en uno o más programas de Office. Los complementos COM utilizan la extensión de archivo .DLL o .exe.), pueden ampliar la funcionalidad de varios programas.

De forma similar a las macros y los controles ActiveX, los piratas informáticos pueden aprovecharse de los complementos para provocar daños malintencionados, como propagar un virus. Puesto que hay muchos complementos procedentes de muchos orígenes que no son de Microsoft,  debe estar seguro que los complementos instalados proceden de una fuente de confianza.

De forma predeterminada, Outlook permite la ejecución de todos los complementos instalados. Puede limitar Outlook para que sólo ejecute los complementos que tengan firma digital; para ello, siga los pasos indicados a continuación:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Seguridad de macros.

3. Haga clic en Advertencias para macros firmadas; deshabilitar todas las macros no firmadas.

4. En el panel izquierdo, haga clic en Complementos.

5. Active la casilla de verificación Aplicar configuración de seguridad de macros a los complementos instalados.

Solicitar la cuenta al enviar un correo electrónico en Outlook 2010

Supongamos que tenemos Outlook 2010 configurado con varias cuentas de correo. Normalmente usamos una cuenta predefinida para enviar mensajes. Sin embargo, podemos configurar Outlook para que nos pida la cuenta que deseamos usar cada vez que enviamos un mensaje de correo.

Abrimos el registro de Windows (Regedit) y accedemos a la siguiente clave del registro:

HKEY_CURRENT_USER – Software – Policies – Microsoft – Office – 14.0 – Outlook – Options

Si no existe crearemos las claves necesarias (Nuevo -> Clave)  hasta tener una estructura como la indicada.

Una vez seleccionada la clave Options, en el panel derecho creamos un nuevo valor, haciendo clic con el botón derecho y desplegando el menú Nuevo -> Valor de DWORD  (32 bits).

Le asignamos el nombre ForceAccountSelection. Esta clave puede tener dos valores:

1:  Outlook solicitará siempre la cuenta de correo al enviar un mensaje

0: Outlook usará la cuenta de correo predefinida

Una vez configurada esta clave con el valor 1, cerramos Regedit.

Al enviar un nuevo correo nos aparecerá este mensaje:

Desplegamos el campo DE y seleccionamos la cuenta de correo deseada.

En caso de que no seleccionemos una cuenta, al intentar enviar nos aparecerá el siguiente mensaje de aviso:

Cómo eliminar el mensaje de advertencia al abrir archivos adjuntos en Outlook (2ª parte)

En este artículo comentamos un método alternativo al descrito en este artículo relativo al mensaje de advertencia que Windows muestra al abrir archivos adjuntos en Outlook.

Este procedimiento debe efectuarse para cada extensión de archivo cuyo mensaje de advertencia deseamos activar o desactivar.

Por ejemplo, supongamos que deseamos desactivar el mensaje de aviso para archivos con extensión ‘.doc’.

Abrimos el editor de registro de Windows (regedit) y localizamos la siguiente clave de registro:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\.docx

En el panel derecho de regedit, identificamos el contenido de la clave “(Predeterminado)“, que en este ejemplo es “Word.Document.8”.

A continuación, localizamos en el registro la siguiente entrada:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Word.Document.8

El valor asignado a la clave “EditFlags” determina si se muestra o no el mensaje de advertencia al abrir archivos adjuntos con extensión “.doc”.

00 00 00 00 = mostrar el mensaje de advertencia  antes de abrir un archivo adjunto ‘.doc’
00 00 01 00 = abrir un archivo adjunto ‘.doc’ sin mostrar el mensaje de advertencia

Hacemos clic con el botón derecho sobre esta clave y seleccionamos la opción “Modificar”.

A continuación, modificamos en esta ventana el valor de la clave según el comportamiento que deseemos.

El procedimiento descrito en este artículo se debe repetir para cada extensión cuyo comportamiento deseemos modificar.

 

Gestionar las solicitudes de confirmación de lectura en Outlook 2010

Cuando recibe un mensaje con una solicitud de confirmación de lectura, significa que el remitente desea recibir una confirmación de que el mensaje ha sido recibido. Se puede devolver o no confirmaciones de lectura automáticamente o podemos elegir qué hacer con cada solicitud de confirmación de lectura.

1. Haga clic en la pestaña Archivo .
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Correo.
4. En Seguimiento, en “Para cualquier mensaje recibido que incluya una confirmación de lectura, solicitar”, haga clic en una de las siguientes opciones:

  • Enviar siempre una respuesta
  • No enviar nunca una respuesta
  • Preguntar antes de enviar una respuesta

Cómo eliminar el mensaje de advertencia al abrir archivos adjuntos en Outlook

Cuando abrimos un archivo adjunto recibido por correo electrónico, por defecto Windows muestra el siguiente mensaje:

En ocasiones deseamos poder abrir directamente el archivo sin que aparezca este mensaje. Para ello, debemos desmarcar la casilla “Preguntar siempre antes de abrir este tipo de archivos”.

No obstante, observamos en la imagen que esta casilla está en gris y no podemos desmarcarla. Para conseguirlo, debemos cerrar Outlook y acceder a las propiedades del icono de Outlook en nuestro escritorio: hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos el menú “Propiedades”. En la ventana que se abrirá seleccionaremos la pestaña “Compatibilidad”.

Marcamos la casilla “Ejecutar este programa como administrador”

A continuación hacemos clic en “Aceptar” e iniciamos de nuevo Outlook.

Nos aparecerá un mensaje del control de cuentas de usuario de Windows solicitando autorización para ejecutar la aplicación. Hacemos clic en “Continuar”.

Intentamos abrir de nuevo el mismo archivo adjunto y aparecerá la siguiente ventana:


Ahora ya podemos desmarcar la casilla “Preguntar siempre antes de abrir este tipo de archivos”.

Cerramos Windows, y en la ventana de Propiedades mostrada anteriormente desmarcamos la casilla “Ejecutar este programa como administrador”

Iniciamos Outlook. Ahora, los archivos adjuntos del tipo seleccionado (archivos Excel, en este ejemplo) se podrán abrir directamente con un doble clic sin que aparezca ninguna ventana de aviso.

Este proceso se debe realizar individualmente para cada tipo de archivo que deseemos abrir directamente.

En un próximo artículo mostraremos cómo conseguir los mismos resultados editando el Registro de Windows.

Activar o desactivar controladores de vista previa de datos adjuntos en Outlook 2010

Outlook incluye controladores de vista previa de datos adjuntos que funcionan con otros programas de Microsoft Office para permitir vistas previas de los datos adjuntos. Estos controladores de vista previa de datos adjuntos están activados de manera predeterminada. Para obtener una vista previa de un archivo de datos adjuntos creado en una aplicación de Office 2010, debe tener esa aplicación de Office instalada en el equipo. Por ejemplo, para obtener una vista previa de datos adjuntos de Excel en Outlook, debe tener instalado Excel. Los proveedores de software de terceros pueden proporcionar controladores de vista previa que son compatibles con más tipos de archivo de datos adjuntos.

Si no desea usar ninguno de los controladores de vista previa de datos adjuntos, haga lo siguiente en Outlook:

1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista  Backstage.

2. En la ficha Outlook, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Centro de confianza.

3. En Centro de confianza de Microsoft Outlook, haga clic en Configuración del Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Tratamiento de datos adjuntos.

4. Siga uno de estos procedimientos:

  • Para desactivar todos los controladores de vista previa de datos adjuntos, haga clic en Desactivar vista previa de datos adjuntos.
  • Para desactivar un controlador de vista previa de datos adjuntos específico, haga clic en Controladores de vista previa de datos adjuntos y documentos, desactive la casilla correspondiente a los controladores de vista previa que desee desactivar y, a continuación, haga clic en Aceptar

5. Para volver a la vista anterior de Outlook, haga clic en la pestaña Archivo.