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SYNCING.NET basa su proceso de sincronización en la creación de “redes sincronización”. Conociendo en qué consisten, es más sencillo familiarizarse con las capacidades del programa y adaptarlo a las necesidades del usuario para sacarle el máximo partido.

Una vez descargado e instalado SYNCING.NET, es necesario crear una red de sincronización, para compartir archivos u Outlook (requiere tan sólo unos clics de ratón). Dentro de esta red se deberán seleccionar las carpetas (carpetas de Outlook o de archivos) a compartir entre sus propios PCs o con un grupo de usuarios (compañeros de trabajo, clientes, amigos). Para invitar a este grupo de forma sencilla, sólo es necesario introducir una dirección de email válida a la que se enviará toda la información necesaria para entrar a formar parte de la red de sincronización.

Una red de sincronización se define primero, por las carpetas que deseamos compartir y después por los miembros que tendrán acceso a estas carpetas pudiendo añadir y modificar información.

Después de que el grupo haya aceptado la invitación, y por supuesto haya instalado SYNCING.NET, toda la información seleccionada será sincronizada. El creador de la red (ya sea de archivos u Outlook) asume automáticamente los “Derechos de Administrador” siendo el que determina de forma exclusiva quién puede participar en la red. El proceso de sincronización es automático, sin necesidad de un servidor a través de internet o de la red local.

Las carpetas compartidas de un grupo de trabajo se almacenan en el PC de cada miembro. SYNCING.NET garantiza que las carpetas (como por ejemplo documentos, calendarios, contactos, bandeja de entrada, tareas, etc.) se sincronizan automáticamente entre todos los PCs.

SYNCING.NET permite la creación de múltiples redes de sincronización. Pudiendo definir las carpetas y los miembros que formarán parte de la red en cada caso.

Cada vez que se crean o modifican archivos, reuniones, contactos, correos, notas, etc. los cambios se transfieren a todos los miembros y si se eliminan elementos, estos se borran también en los PCs de los demás usuarios. Este proceso tiene lugar de forma segura a través de Internet utilizando robustos métodos de encriptación. Los datos permanecen seguros en todos los PCs. De este modo, todos los miembros de la red tendrán siempre acceso a los datos, aunque no dispongan de conexión a Internet.

Para que todos los PCs de una red, ya sea de Archivos Compartidos o de Outlook, puedan intercambiar datos, es necesaria una licencia SYNCING.NET para cada PC.

Todos los archivos se almacenan localmente en el PC de cada miembro de la red, permitiendo que un usuario de SYNCING.NET trabaje con sus archivos normalmente, incluso sin estar conectado porque cuando se conecte, SYNCING.NET sincronizará automáticamente con los participantes de su red todos los datos que hayan cambiado desde la última sincronización.

Espero que este artículo ayude a la mejor comprensión del programa y a que usuarios con experiencia puedan explotar la flexibilidad y posibilidades del programa al máximo.

Trabajando con Outlook en conjunto con SYNCING.NET, es muy sencillo compartir el calendario con los compañeros de trabajo para poder manejar las citas compartidas y las reuniones.

Pero, ¿qué sucede cuándo en una oficina, cada uno trabaja con su propio calendario? o más aún, cuándo trabajamos con personas que se encuentran en distintas oficinas?

SYNCING.NET Professional Edition permite compartir el calendario de cada miembro de forma que los tengamos disponibles en Outlook para consultar o añadir información a calendarios de nuestros compañeros fácilmente:

Para que una persona pueda compartir su calendario con los compañeros de trabajo que desee, sólo necesita crear una nueva red de Outlook en SYNCING.NET con un nombre que le identifique, como por ejemplo “Calendario Ana” e invitar a los compañeros de trabajo que pasarán a ser miembros de la red de sincronización y podrán consultar y añadir información.

Existe una descripción detallada paso a paso, de como crear una red para compartir el calendario de Outlook en la guía de usuario de SYNCING.NET.

Microsoft Outlook conoce muchas combinaciones de teclado que ayudan a agilizar el trabajo.

Las más básicas son:

1. Saltar a correo:   ctrl + 1
2. Saltar a calendario: ctrl + 2
3. Saltar a contactos: ctrl + 3
4. Saltar a tareas: ctrl + 4
5. Saltar a notas: ctrl + 5

En las páginas de soporte de Microsoft encontrarás más combinaciones de teclas para Microsoft Office Outlook.

¿Como puedo eliminar una dirección errónea de email de la lista de auto-completar de Microsoft Outlook?

Cuando escribimos las primeras letras de un nombre o una dirección de correo electrónico en el campo Para… de Outlook, el programa encuentra automáticamente una lista de contactos que contienen estas letras. Si aparece una dirección errónea en este listado de auto-completar, se puede eliminar de la seguiente forma:

1. Seleccione la dirección no deseado con las las teclas de flecha arriba y abajo
2. Pulse la tecla suprimir Supr
   

Configurar la cuenta de Gmail en Outlook nos evitará tener que andar con los correos separados o peor aún, ir reenviando de un lugar a otro para no perder información. Además es una acción muy sencilla si se sabe dónde hay que buscar para permitir la configuración. Aquí intentaremos mostrar todos los detalles.

Empezaremos por Gmail, accediendo (arriba a la derecha) a la “configuración” -> Pestaña “Reenvio y correo POP/IMAP”

• Marcar opción “Habilitar POP para todos los mensajes que se reciban a partir de ahora” . Para recibir en Outlook copia de todos los mensajes antiguos cambiar a opción “Habilitar POP para todos los mensajes”.
• Marcar opción “Conservar copia de Gmail en Recibidos“
• “Guardar Cambios” en la parte inferior de la página

Ahora, es necesario configurar una nueva cuenta de correo en Outlook accediendo al menú “Herramientas” -> “Cuentas de correo electrónico” -> “Agregar una nueva cuenta…”

• Seleccionar servidor POP3
• Introducir los datos de la cuenta de correo Gmail
• Añadir la información del servidor de Gmail:

1. Correo entrante (POP3): pop.gmail.com
2. Correo saliente (SMTP): smtp.gmail.com

Seleccionar “Más configuraciones” -> “Servidor de salida”

• Marcar opción “Mi servidor SMTP requiere autenticación“
• Marcar opción “Usar la misma configuración que mi servidor de entrada“

Seleccionar “Más configuraciones” -> “Avanzadas”

• Servidor de Entrada -> “Activar (SSL)” -> 995
• Servidor de Salida -> “Activar (SSL)” -> 465 (o “587″ y “TSL” para Outlook 2007)

“Aceptar” y “Finalizar”

Ahora, Outlook recibirá todos los correos de la cuenta de Gmail, simplificando la tarea de mantener las cuentas de correo al día.

Microsoft Outlook dispone de una característica que permite planificar reuniones con diversos participantes, mostrando la disponibilidad de todos ellos: si están libres, si están ocupados en la fecha propuesta,etc. Esta función se basa en el uso de un servidor Microsoft Exchange.

Si no disponemos de un servidor, podemos hacer uso de esta función combinando Outlook y Syncing.net. Para ello debemos crear una red de archivos compartidos, de la cual deberán ser miembros todas aquellas personas cuya disponibilidad deseamos consultar. No es imprescindible crear una red de archivos dedicada para esta función. Si ya existe una red, podemos aprovecharla creando en ella una carpeta (por ejemplo, Disponibilidad_Outlook) donde se almacenarán los archivos de disponibilidad de sus miembros.

Una vez tenemos la red creada, accederemos al menú ‘Herramientas’ – ‘Opciones de Outlook’ y haremos clic sobre el botón “Opciones del Calendario”.

A continuación hacemos clic en el botón “Opciones de Disponibilidad”.

Marcamos la casilla ‘Publicar en mi ubicación’ y en el campo adjunto indicamos la ruta donde almacenaremos nuestro archivo de disponibilidad. El formato debe ser el siguiente:

file://<ruta>

El archivo de disponibilidad debe tener la extensión ‘vfb’. Si el grupo consta sólo de dos miembros, en el campo ‘Buscar ubicación’ podemos indicar la ruta del archivo de disponibilidad del otro usuario. En este ejemplo, mi disponibilidad se almacenará en la red ‘Disponibilidad’ con el nombre ‘usuario1.vfb’. La disponibilidad del otro usuario se archivará en la misma ubicación con el nombre ‘usuario2.vfb’.

Si la red consta de más de dos miembros, dejaremos el campo ‘Buscar ubicación’ en blanco.
Abriremos la ficha del contacto correspondiente a cada uno de los usuarios y haremos clic sobre la pestaña ‘Detalles’:

En el campo ‘Dirección’ , que se encuentra en la sección ‘Disponibilidad de Internet’, introduciremos la ruta del archivo de disponibilidad del usuario siguiendo el mismo formato mencionado antes:  file://<ruta>

Este proceso lo repetiremos con cada uno de los contactos cuya disponibilidad deseamos consultar.

Una vez finalizado el proceso, cada vez que tengamos que programar una reunión, podremos consultar la disponibilidad de los participantes en la pestaña ‘Programación’.

Capturas de pantallas de Outlook 2003. También funciona con otras versiones de Outlook.

La revista Alemana c’t que lidera el sector de las publicaciones informáticas y la opinión de los usuarios, ha realizado recientemente un estudio sobre seis herramientas de sincronización para Outlook entre las que se encontraba SYNCING.NET Professional 2.7.

SYNCING.NET ha sido evaluada como la mejor herramienta por encima de las demás con valoraciones de “muy buena” y “excelente”.

Como mención especial, c’t valoró como “excelente” la gran sencillez de configuración y el manejo intuitivo del programa. Otro punto fuerte valorado como “sobresaliente” ha sido la total independencia de localización, ya que SYNCING.NET funciona desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet.

También destacaron sobre las demás herramientas, la protección que ofrece SYNCING.NET realizando transferencia de datos encriptada y segura.

¿Como puedo enviar un calendario de Microsoft Outlook por correo electrónico?

En Outlook 2007 existe la opción “Enviar un calendario por correo electrónico …”:

1. Abre el calendario de Microsoft Outlook 2007 (ojo, está función no existe en Outlook 2003 y anteriores)
2. Pulsa en “Enviar un calendario por correo electrónico …” (ver imagen abajo)
3. Elige el calendario que quieres enviar (si tienes más de uno), las fechas y el nivel de detalles que quieres enviar.
4. Ok + enviar!

Outlook dispone de un icono en forma de sobre que aparece en el área de notificación de Windows cuando Outlook recibe algún correo nuevo. Si desea activar este icono o restaurarlo si por error ya no aparece, debe seguir estos pasos:

• Acceda al menu Herramientas – Opciones
• En la pestaña ‘Preferencias’ haga clic en el botón ’Opciones de correo electrónico’
• A continuación haga clic en el botón ‘Opciones de correo avanzadas’
• Por último, haga clic en la casilla ‘Mostrar un icono de sobre en el área de notificación’

¿Donde está guardada mi libreta de contactos y mis mensajes de mi Microsoft Outlook?

Outlook guarda los datos en un archivo personal ARCHIVO.pst. Aquí te indicamos las rutas de los archivos correspondientes:

Windows XP: C:\Documents and Setting\USUARIO\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ARCHIVO.pst

Windows Vista: C:\Users\USUARIO\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ARCHIVO.pst

Si quieres saber más, deja tu comentario.