Outlook Ayuda

La edición Professional de SYNCING.NET para entornos de más de 3 PCs ha sido diseñada para compartir archivos y Outlook entre diferentes personas.

Con Professional Edition usted podrá sincronizar hasta 25 redes de Outlook y 25 redes de archivos, indicado en cada red qué carpetas desea compartir y qué miembros tendrán acceso a las carpetas compartidas.

Este producto, además de todas las ventajas de Home Edition, le permite por ejemplo, compartir su agenda de contactos de Outlook con sus compañeros o a un superior compartir calendario y tareas con su ayudante, dónde ambos podrán añadir información.

Las licencias se venden de forma individual para cada PC que usted desee mantener sincronizado (con un mínimo de 2 PCs) y es posible ampliar la red a medida que se requiera hasta un máximo de 25 PCs o miembros.

Si le ha parecido que ésta es una información de utilidad, no olvide dejar su comentario. Gracias.

Explicamos como evitar el error con Normal.dot al cerrar Outlook.

Problema: Cuando cierras el Outlook de Office 2000, 2002, XP o 2003 en un equipo con con Word como procesador
de textos de Outlook, a menudo sale el un mensaje que da la opción de guardar el archivo ‘Normal.dot’. ¿Cual es la causa y como puedo evitarlo?

Solución: La causa es un error del add-in de Outlook en combinación con Office.  Si quieres continuar a usar el Word como editor de texto en Outlook, pero suprimir el dialogo, debes seguir los seguientes pasos:

1. Iniciar Word
2. Acceder en el Word a ‘Herramientas’ > ‘Opciones’ > pestaña ‘Guardar’
3. Deshabilitar la opción “Perguntar se se guarda la plantilla Normal”
4. Cerrar el dialogo con ‘Aceptar’

¿Te ha sido útil el consejo?  … entonces seguramente te sobrarán unos segundos para dejar un comentario. ¡Gracias!

En ocasiones tenemos que plantear una cuestión a un grupo de personas y deseamos ofrecer  a los entrevistados varias respuestas posibles para que elijan la que consideren más apropiada. En otras palabras, queremos organizar una votación.

Outlook permite organizar votaciones de forma muy sencilla, y además permite al entrevistador obtener un resumen con el resultado de la votación.

Para ello hay que crear , en primer lugar, el mensaje que vamos a enviar a los votantes. Una vez estamos editando dicho mensaje debemos indicar que queremos añadir botones de voto. Para ello, accedemos al menú ‘Opciones’ desde el desplegable con el mismo nombre.

En el menú “Opciones de mensaje” marcamos la casilla ‘Usar botones de voto’.

En el desplegable de la derecha aparecen varios juegos de respuestas posibles. Podemos elegir uno de ellos o crear nuestro propio juego de respuestas. En este último caso debemos introducir las posibles respuestas separándolas con un punto y coma (;). En la imagen inferior podemos ver un ejemplo de respuestas personalizadas.

Si Outlook tiene activada la Vista previa, el mensaje recibido por los votantes tendrá este aspecto (ejemplo):

Al hacer clic en la barra de texto ‘Por favor haga clic en esta barra de información…’ aparecerá una ventana con las respuestas posibles. El votante deberá hacer clic sobre la respuesta deseada.

En caso de que el votante abra el mensaje haciendo doble clic sobre él se mostrará de la siguiente forma, con los botones de voto en la parte superior del mensaje:

Al seleccionar una respuesta, aparecerá la siguiente ventana, que nos dará la opción de enviar la respuesta directamente, o añadir algún texto adicional antes de enviarla.

En la carpeta ‘Elementos enviados’ el entrevistador encontrará un mensaje como el siguiente. Obsérvese el símbolo de información ‘i’ superpuesto al icono:

Al abrirlo, se mostrarán dos pestañas: Mensaje y Seguimiento. Haciendo clic en la pestaña ‘Seguimiento’ aparecerá un resumen del resultado de la votación. En la parte superior aparecerá el recuento de votos y en la tabla inferior la votación de cada participante.

¿Al abrir Outlook por la mañana te encuentras con una bandeja de entrada repleta de correos esperando a que los clasifiques? ¿ Ésta situación se vuelve especialmente molesta y laboriosa al regresar de unos días de vacaciones?

Para este caso Outlook ofrece unas buenas herramientas que organizarán tu correo de forma automática, son las llamadas “Reglas”.

Veamos un ejemplo dónde se explica cómo crear una nueva regla:

Un caso típico ocurre cuándo se está registrado a diversas Newsletters. Amenudo, éstas llenan nuestra bandeja de entrada sin necesidad. Para evitarlo, simplemente aplicaremos una regla que mueva las Newsletters a una determinada carpeta de Outlook.

Primero creamos (o elegimos) una carpeta de destino para los correos.

Click con botón derecho del ratón sobre “Carpetas Personales” -> “Nueva Carpeta”.

Img1. Nueva carpeta de Outlook.

Definimos una nueva regla desde “Herramientas” -> “Reglas y Alertas” -> “Nueva Regla”

Img2. Reglas y Alertas.

Img3. Nueva Regla.

Se abrirá un “Asistente para reglas ” en el que encontraremos 2 plantillas muy útiles:

1. Mover a una carpeta los mensajes de una persona.
2. Mover a una carpeta los mensajes que contengan palabras específicas en el capo Asunto (ésta es la opción que más nos interesa ahora).
   

   Img4. Seleccionamos la Opción marcada.

3. Click en Siguiente.

Es posible seleccionar una gran cantidad de condiciones además de las ya predefinidas en la plantilla, pero nos centraremos en la “Descripción de la regla” saltando directamente al Paso 2 de la ventana.

Img5. Condiciones y Descripción de la Regla.

Vamos a especificar qué “cierto texto” deben tener en el Asunto los mensajes que deseamos mover, simplemente haciendo click sobre el texto subrayado.

Elegiremos la palabra “newsletter” qué identificará los mensajes . Es posible especificar tantas palabras como sea necesario.

Img6. Identificar palabras en el Asunto de un email.

Después hacemos click sobre “Carpeta especificada” y elegimos la carpeta de destino “Newsletters”.

Img7. Elegir carpeta destino.

En este momento nuestra Regla es la siguiente:

“Aplicar esta regla después de la llegada del mensaje con newsletter en el asunto y sólo en esta máquina mover a la carpeta Newsletters“.

Por último, es posible definir excepciones para nuestras reglas, pero en este ejemplo no nos interesa definir ninguna, pasando a la “Siguiente” ventana hasta finalizar el “Asistente para reglas”.

Estas Reglas que se crean en pocos minutos nos ahorrarán horas de trabajo.

Si el consejo te ha sido útil, seguro que te sobra tiempo para dejar un comentario