Outlook Ayuda

Si tenemos una red de archivos compartidos en Syncing.net, en alguna ocasión habremos podido comprobar cómo de repente nos aparecen dos o más copias de uno o varios archivos en la carpeta compartida.

En este ejemplo, un usuario ha creado el archivo File1.xls. Posteriormente, sin ninguna acción por su parte, se ha creado una nueva copia de dicho archivo. Podemos identificar esta copia porque incluye la palabra ‘backup’ en el nombre del archivo así como el nombre del último usuario que accedió a dicho archivo.

Esta situación se produce cuando un usuario abre un archivo y mientras lo mantiene abierto para editarlo, modificarlo, etc. un segundo usuario de la red abre el mismo archivo para modificarlo también. En estas circunstancias, para evitar pérdida de datos Syncing.net graba ambos archivos modificados y al segundo archivo le asigna un nuevo nombre para identificarlo como tal.

Para asegurarnos de que esta situación no se produce, antes de abrir un archivo debemos bloquearlo , accediendo al menú contextual ‘SYNCING.NET’  y seleccionando la opción ‘Bloquear’.

El archivo aparecerá marcado con un candado.

Una vez bloqueado el archivo, ningún otro usuario podrá efectuar cambios sobre el archivo.
Cuando terminemos de editar el archivo, desde el menú contextual ‘SYNCING.NET’ seleccionamos la opción ‘Sincronizar’:

Con esta acción sincronizamos el archivo con los demás usuarios de la red y permitimos que cualquiera de ellos pueda abrir y modificar el archivo.

Los usuarios de SYNCING.NET muchas veces nos hemos preguntado qué significan los simbolitos que aparecen en las carpetas de Windows después de crear una red de archivos compartidos…

En este artículo se explica, no solamente qué significan los iconos, sino cómo utilizarlos.

Comenzaré por definir el significado de cada uno de los iconos:

La carpeta sincronizada con otros PCs se muestra en el explorador de Windows con el icono verde de  SYNCING.NET, cuándo es la carpeta principal de la red. Este icono indica también que en el interior de la carpeta (y sus subcarpetas) no tenemos archivos sin leer.

Una carpeta marcada con el solecito rojo, significa que es una carpeta nueva o que contiene archivos sin leer. Este solecito aparecerá en todas las carpetas y subcarpetas dónde se hayan añadido o modificado archivos. Este icono aparece de forma automática o por acción de un miembro de la red.

El candado verde, nos indica que hemos bloqueado el contenido de la carpeta. Mientras la carpeta se encuentre bloqueada, el resto de los miembros de la red tienen únicamente acceso de lectura. Esto es que únicamente nosotros podemos editar los archivos y realizar modificaciones.

El candado rojo, nos indica que el contenido de la carpeta ha sido bloqueado por otro miembro de la red para editar archivos. Mientras se muestre este icono en la carpeta, todos sus archivos tienen únicamente acceso de lectura. Esto es que no podemos realizar modificaciones en los archivos pero sí consultarlos.

A través de estos iconos SYNCING.NET nos permite realizar una serie de acciones para administrar nuestras carpetas de archivos compartidas.

Clicando con el botón derecho del ratón, sobre cualquiera de nuestras carpetas o archivos compartidos, podemos acceder al submenú de SYNCING.NET donde es posible:

1. Marcar la carpeta como leída. Esta opción hará desaparecer el solecito rojo de la carpeta o archivo indicado en nuestro propio PC.
2. Marcar la carpeta como NO leída. Esta opción hará aparecer el solecito rojo sobre la carpeta o archivo indicado en todos los miembros de la red.
3. Bloquear. Esta opción bloqueará la transferencia y modificación de archivos en la carpeta indicada al resto de miembros de la red. Nosotros veremos un Candado verde y el resto de miembros uno rojo.
4. Sincronizar. En el caso de que la carpeta este bloqueada, la desbloquearemos sincronizando los nuevos cambios y permitiendo de nuevo la edición por parte de los demás miembros de la red.
5. Descargar ahora. Adelantará la sinconización de la carpeta o archivo indicado a todas las demás peticiones de sincronización.

Conociendo y utilizando los iconos de SYNCING.NET conseguiremos sacar mas partido a nuestras redes y equipos de colaboración en el trabajo.

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Una opción es usar el Microsoft Live Connector para Outlook. Si no te funciona, si tienes una versión de Outlook anterior a 2003 o si utilizas otro cliente de email puedes configurar Live Hotmail como cuenta POP3:

Email: Tú dirección Hotmail o Live
Servidor de entrada: pop3.live.com (Port 995, activar SSL)
Servidor de salida: smtp.live.com (Port 25, activar SSL/TSL)
Usuario: Tú dirección Hotmail o Live
Contraseña: Tú contraseña de Hotmail o Live

El servidor de salida necesita de autentificación (misma configuración como servidor de entrada).

Update: Un paso-a-paso de José Eduardo y unas imágenes de la configuración de una cuenta Hotmail en Microsoft Outlook 2003:

Cuenta Hotmail en Outlook 2003

Servidor de salida

Puertos del servidor

¿Te ha sido útil el consejo o falta alguna información?  … entonces seguramente te sobrarán unos segundos para dejar un comentario. ¡Gracias!

El nuevo Outlook 2010 tendrá la interface ribbon que ya reemplazó la familiar interface de los demás programas del paquete Office a partir de la versión 2007. El ribete es intuitivo y permite trabajar de forma muy enficiente, pero inicialmente muchos usuarios tienen alguna dificultad en encontrar las funciones porque cambiaron de lugar o porque no hay un acceso directo. Además, en PCs con una resolución pequeña – por ejemplo los netbooks – ocupan demasiado espacio.

Outlook 2010

SYNCING.NET

SYNCING.NET ha lanzado para todos los usuarios la nueva  versión 2.7.3 de su software de sincronización de Outlook y archivos. La actualización ofrece una mayor estabilidad, mejoras en la creación de redes y mantiene el formato para comodidad del usuario.

La empresa tambien informa que sigue creciendo y asumiendo nuevos retos día a día: “Hoy somos más de 20.000 usuarios activos, sincronizando y compartiendo tanto Outlook como archivos, en todos los países de habla hispana del mundo”.

Algunas veces, Outlook tiene problemas con sus perfiles. Por ejemplo, cuando borramos archivos de datos mientras Outlok está en ejecución, ya que olvida borrar claves de registro y esto genera:

• mensajes de error al reiniciar el programa,
• duplicados de ‘Carpetas personales’
• incluso provoca que el inicio de Outlook sea excesivamente lento.

Utilice la herramienta gratuita OLfix para reparar su(s) perfil(es) y archivo(s) pst de Outlook:

1. Cierre Outlook
2. Inicie OLfix y seleccione la opción “Repair profiles“
3. Elija el perfil de Outlook para reparar. Aparecerán todas las claves de registro del perfil indicado, algunas de ellas pre-seleccionadas.
4. Las claves pre-seleccionadas (marcadas con fondo gris) suelen estar dañadas. Puede eliminarlas una a una pulsando la opción “Delete Unused Services“

Con esta sencilla herramienta usted podrá realizar el mantenimiento de Outlook sin miedo a perder información.

Descargue OLfix aquí.

Puede consultar más infromación sobre la herramienta y sus funcionalidades en http://www.olfolders.de/Lang/English/OLfix/index.htm

Si no ha encontrado lo que estaba buscando, le agradecemos que deje aquí su comentario o sugerencia.

En ocasiones recibimos mensajes que van dirigidos a varias personas (un destinatario principal y varios en copia CC) y en vez de responder al mensaje con la opción ‘Responder a todos’, usamos la opción ‘Responder’ y el mensaje sólo lo recibe el remitente del mismo. Para evitar esta situación y garantizar que cualquier respuesta a un mensaje que hayamos enviado a varios destinatarios sea recibida por todos ellos procederemos de la siguiente forma:

Mientras estamos creando el mensaje, hacemos clic en el desplegable  ’Opciones’ de la barra de formato y nuevamente hacemos click en el submenú ‘Opciones’.

Seguidamente marcamos la opción ‘Enviar las respuestas a:’  y en el campo de texto seleccionamos manualmente los destinatarios o mediante el botón <Seleccionar nombres>.

Una vez enviado el correo,  si alguien responde al mensaje, la respuesta se enviará a todos los destinatarios especificados tanto si se ha respondido mediante la opción  ‘Responder’ como si se ha hecho con la opción ’Responder a todos’.

¿Recibe mucho correo y desea poder identificar de un vistazo la procedencia de cada uno de sus mensajes? ¿O desea identificar rápidamente los mensajes procedentes de un remitente en particular? Con Outlook es posible asignando diferentes colores a cada uno de ellos.

Seleccione uno de los correos de su bandeja de entrada enviado por un remitente cuyos correos desea destacar.
Diríjase al menu <Herramientas><Organizar>

En la ventana ‘Formas de organizar: Bandeja de Entrada’ seleccione la opción ‘Mediante colores’.

Aparecerá el mensaje:   • Mostrar los mensajes de  <remitente> en <color>
Compruebe que el remitente mostrado es el deseado. A continuación seleccione el color deseado en el desplegable <Color>, y haga clic en <Aplicar>

Ahora todos los mensajes de la bandeja de entrada procedentes del remitente que usted haya elegido y los que reciba en el futuro se mostrarán resaltados con el color de su elección.

¿Tiene usted carpetas en Outlook que intentó borrar en su día y nunca desaparecieron? ¿O quizá aparecieron duplicadas al abrir el programa de nuevo volviendose indestructibles?

Existe una manera sencilla de eliminar estas carpetas, si se sabe dónde buscar

Podemos administrar de forma sencilla nuestas carpetas de Outlook siguiendo las instrucciones:

1. Cerrar Outlook
2. Menú Inicio
3. Panel de Control
4. Correo
5. Cuentas de correo electrónico
   
6. Se abrirá una nueva ventana. Abrir pestaña ‘Archivos de datos’. Desde aquí es posible eliminar las carpetas no deseadas que tanto nos incomodan.
   
7. En caso de duda podemos utilizar la opción ‘Abrir Carpeta’, y así analizar el contenido (información almacenada, el tamaño de la carpeta, etc) para confirmar que eliminamos la carpeta correcta.

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Utilice esta herramienta gratuita para detectar, gestionar y eliminar los elementos duplicados en Outlook.

Selenccionando la Opción “Find Duplicates“, es posible realizar búsquedas en las diferentes carpetas principales de Outlook (Carpetas personales, archivadas, etc.).

Ésta búsqueda incluye todas las subcarpetas existentes y todos los tipos de elementos (contactos, emails, tareas, etc.)

Una vez finalizada la búsqueda, se mostrará una lista de todos los elementos duplicados.

Elija qué desea hacer con estos elementos (OLfix no borrará ninguna información):

• ‘Als Duplikat markieren‘ Marcar Duplicados:  Esta opción marcará la banderita de seguimiento de Outlook en los elementos para que puedan ser encontrados.
• ‘Dupicate verschieben‘ Mover Duplicados: Esta opción moverá automáticamente todos los duplicados a una subcarpeta llamada “OLfix Duplicates”.

Con esta sencilla herramienta usted podrá realizar el mantenimiento de Outlook sin miedo a perder información.

Descargue OLfix aquí.

Puede consultar más infromación sobre la herramienta y sus funcionalidades en http://www.olfolders.de/Lang/English/OLfix/index.htm

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